Manual Olympia OM 9816 (page 10 of 154) (English)

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Printing a document stored in a batch box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.13

Erasing a document stored in a batch box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.14

Erasing an empty batch box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.14

Polling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.15

Regular polling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.15

Being polled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.15

Printing a stored polling document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.15

Erasing a stored polling document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.15

Limiting polling access to your fax machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.15

Special features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.17

Soft keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.17

Macro keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.18

Fax & Copy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.21

Setting the activity journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.21

Setting the reports:

TCR

s and

RCR

s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.22

Cover page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.23

Audible alarm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.24

Call request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.25

The power of Multi-Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.25

F-Code Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.26

Programmable one-touch keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.35

Security features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.50

The passcode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.50

Security reception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.50

Masking the

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.52

Setting Block Junk Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.54

Using department codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.56

Changing the default settings

Settings for transmission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.1

Scan settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.1

Setting

ECM

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.1

Memory transmission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.2

Quick Memory transmission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.2

TTI transmission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.2

Settings for reception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.3

Print settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.3

Setting the number of rings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.4

Image Rotation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.4

Settings for dialling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.5

Changing the dialling pause length . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.5

Changing redial settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.5

Settings for copying . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.6

Copy scan settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.6

Adjusting the copy print settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.6

Changing the copy auto reset time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.7

Setting copy auto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.7

Setting Negative/Positive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.7

Setting combine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.7

Settings for operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.8

Setting the silent mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.8

Setting Sleep mode (Energy saving mode) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.9

Primary mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.9

Setting 2-bin tray (Option) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.9

Printing your settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.10

Printing a program list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.10

Printer functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.11

Print the Demo Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.11

Print the Printer Configuration Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.11

Print PCL Font List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.11

Print NIC status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.11

Set TCP/IP Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.11

Just in case …

Clearing paper jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.1

If an original document jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.1

If a printout jams inside your machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.2

Print quality problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.3

Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.5

Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.9

Caring for your multifunctional machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.12

Cleaning tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.12

Corrective cleaning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.12

Cleaning the fbs glass, contact glass and white pad . . . . . . . . . . . . . . .5.13

If you have unsatisfactory printout quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.13

Cleaning the LED print head . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.13

Common questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.14

General questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.14

Sending faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.14

Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.15

Receiving faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.16

Working with your answering machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.16

Polling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.16

How your fax machine works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.16

Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.17

Appendix and index

Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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