213
90
Zoom out
Zoom in
Previous page
1/135
Next page
Gebruikershandleiding
TimeWriter/Pro
Gebruikershandleiding
Deel 1: Tw Client
Deel 2: Tw WebClient
Deel 3: Tw Report
Deel 4: Tw Planner
Gebruikershandleiding
Gebruikershandleiding
TimeWriter Pro
XSO; xBase Software Ontwikkeling
Inhoud
twClient 1
Inleiding 3
Wat is TimeWriter? .......................................................................... 3
Hoe gebruikt u deze handleiding? ...................................................... 3
Werken met TimeWriter 5
Inleiding ........................................................................................ 5
Starten en stoppen .......................................................................... 5
Aanmelden ........................................................................... 5
Afsluiten............................................................................... 6
Off line registreren .......................................................................... 6
Navigeren ...................................................................................... 6
Werkzaamheden boeken 9
Inleiding ........................................................................................ 9
Het weekraster ............................................................................... 9
Tijdvakken ................................................................................... 11
Nieuw tijdvak maken............................................................ 11
Overschrijven met nieuw tijdvak............................................ 14
Tijdvak wijzigen .................................................................. 15
Tijdvak verplaatsen of kopiëren ............................................. 15
Tijdvak wissen .................................................................... 17
Tijdvak herhalen.................................................................. 18
Tijd opvullen met nieuw tijdvak ............................................. 19
Tijdvak zoeken.................................................................... 19
Veelgebruikte taken....................................................................... 21
Alternatieven voor registreren ......................................................... 21
Lijstinvoer .......................................................................... 21
Stopwatchmeting................................................................. 22
Bulk-invoer......................................................................... 23
Tijd registreren voor een collega...................................................... 26
Accordering 28
Wat is accordering? ....................................................................... 28
Hoe werkt accordering?.................................................................. 29
Voorkeuren instellen 31
Inleiding ...................................................................................... 31
Keuzeinstellingen via hoofdmenu ..................................................... 31
Rasterweergave wijzigen ...................................................... 31
In- en uitzoomen................................................................. 32
Extra gegevens in tijdvak tonen............................................. 32
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Inhoud iii
Persoonlijke voorkeuren dialoog ...................................................... 33
Kleuren en lettertype wijzigen ............................................... 33
Programmagedrag wijzigen................................................... 34
Tijdsindeling van het raster wijzigen....................................... 35
Sneltoetsen 37
Sneltoetsen Hoofdscherm ............................................................... 37
Sneltoetsen tijdvakgegevens dialoogvenster...................................... 37
WebClient 41
Inleiding 43
TimeWriter Webclient..................................................................... 43
Opbouw van de handleiding ............................................................ 43
Applicatie starten en sluiten ............................................................ 43
Inloggen ............................................................................ 44
Afsluiten............................................................................. 44
Tijd registreren 45
Inleiding tijd registreren ................................................................. 45
Het weekraster ............................................................................. 45
Navigeren .................................................................................... 46
Tijdvak maken .............................................................................. 46
Datum en tijd bepalen.......................................................... 48
Hoedanigheid...................................................................... 48
Aspecten kiezen .................................................................. 48
Gegevens opslaan................................................................ 48
Rapport maken 50
Inleiding rapport maken ................................................................. 50
Rapportsoort kiezen....................................................................... 51
Selectiefilter gebruiker ................................................................... 51
Rapport met stamgegevens................................................... 52
Rapport met urengegevens ................................................... 53
Uitvoerformaat kiezen.................................................................... 54
HTML ................................................................................. 54
PDF ................................................................................... 54
Rapport tonen............................................................................... 54
Instellingen 56
Inleiding instellingen...................................................................... 56
Weekraster opmaken ..................................................................... 56
Kleuren aanpassen .............................................................. 57
Lettergrootte aanpassen ....................................................... 57
Rij- en kolomgroottes aanpassen ........................................... 57
Weekraster......................................................................... 57
Lijstinvoer .......................................................................... 58
Instellingen opslaan....................................................................... 58
twReport 61
TimeWriter Report 63
iv Inhoud Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Wat is TimeWriter Report? .............................................................. 63
Hoe gebruikt u deze handleiding? .................................................... 63
Werken met TwReport 65
Inleiding ...................................................................................... 65
TwReport starten........................................................................... 65
Rapport genereren......................................................................... 66
De rapportkiezer ................................................................. 66
Gegevens actualiseren ......................................................... 68
Rapport met stamgegevens................................................... 68
Rapport met urengegevens ................................................... 68
Rapport afdrukken......................................................................... 69
Rapport direct afdrukken ...................................................... 69
Rapport afdrukken via afdrukvoorbeeld................................... 70
Rapport afdrukken naar bestand ............................................ 71
Afdrukken naar email ........................................................... 73
Rapportgegevens exporteren .......................................................... 74
Export starten..................................................................... 74
Draaitabellen en Grafieken 76
Inleiding ...................................................................................... 76
Draaitabellen ................................................................................ 76
Terminologie....................................................................... 76
Waarden selecteren ............................................................. 77
Dimensies selecteren ........................................................... 78
Informatie kiezen ................................................................ 79
Filters definiëren ................................................................. 79
Tabellen en grafieken koppelen.............................................. 80
Grafieken ..................................................................................... 81
Inleiding............................................................................. 81
Grafiek kiezen..................................................................... 81
Informatie kiezen ................................................................ 81
Taartgrafieken .................................................................... 81
Kolomgrafieken ................................................................... 83
Rasterweergave rapporten 85
Inleiding ...................................................................................... 85
Het rasterweergave scherm ............................................................ 85
Functies van de rasterweergaveknoppen................................. 87
Werken met rapportontwerper 90
Inleiding ...................................................................................... 90
Ontwerpwizard.................................................................... 90
Rapport ontwerpen ........................................................................ 91
Nieuw ontwerp maken.......................................................... 91
ReportBuilder gebruiken ....................................................... 97
Ontwerp wijzigen................................................................. 98
Grafiekrapport ontwerpen............................................................... 98
Grafiekrapport ontwerpen ..................................................... 98
Nieuw grafiekrapport opstellen .............................................. 98
Ontwerp wijzigen................................................................103
Exportrapport ontwerpen...............................................................103
Exportrapport ontwerpen.....................................................103
Nieuw exportbestand opstellen .............................................104
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Inhoud v
Ontwerp wijzigen................................................................108
Rasterweergave rapport ontwerpen.................................................108
Rasterweergaverapport ontwerpen........................................109
Nieuw exportbestand opstellen .............................................109
Ontwerp wijzigen................................................................112
Aanpassen van standaardrapporten ................................................112
twPlanner 115
TimeWriter Planner 117
Inleiding .....................................................................................117
Configuratie.................................................................................118
Koppeling met geboekte uren...............................................118
Meetellen ongeplande uren ..................................................118
Werken met TimeWriter Planner 120
Planningen maken ........................................................................120
Taken maken en aanpassen .................................................120
Taak eigenschappen............................................................121
Medewerkers toekennen ......................................................121
Planningen afdrukken....................................................................122
Budgetbewaking 123
Inleiding .....................................................................................123
Budgetten aanmaken ....................................................................123
Budgetcontrole.............................................................................124
Index 125
vi Inhoud Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
________________________________________________________
TimeWriter Pro V1
twClient
XSO; xBase Software Ontwikkeling
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Inleiding 1
Inleiding
Wat is TimeWriter?
Met TimeWriter kunt u snel en efficiënt gewerkte uren
registreren en toewijzen aan projecten of klanten. Het
belangrijkste van het programma is het weekraster, waarin u
één volledige week in beeld hebt. In die week zijn de reeds
geboekte werkzaamheden zichtbaar als tijdvakken. Uw
werkzaamheden kunt u daar overzichtelijk registreren en
beheren.
Per tijdvak kunt u gegevens vastleggen over de
werkzaamheden. Verder ziet u er de begin- en eindtijd van het
tijdvak, medewerkergegevens en een tarief.
De beheerder van het programma bepaalt welke velden u kunt
of moet invullen. De meeste velden vult u in via een keuzelijstje
waarin u een waarde selecteert. De beheerder voert deze
gegevens in en bepaalt uit welke gegevens u kunt kiezen.
Andere gegevens kunt u zelf omschrijven.
U kunt uw tijd on line en off line bijhouden. Dat betekent dat u
zowel mét als zónder server uw tijd kunt registreren.
Hoe gebruikt u deze handleiding?
Deze handleiding is geschikt voor de gebruiker die zijn werktijd
verantwoordt. Afhankelijk van uw taak kunt u het gewenste
onderdeel doorlezen:
Over gevallen waarin de documentatie niet voldoende
informeert, neemt u contact op met uw systeembeheerder.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Inleiding 3
4 Inleiding Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Werken met TimeWriter
Inleiding
Dit hoofdstuk behandelt het dagelijks gebruik van TW Client. De
systeembeheerder registreert stamgegevens in de database.
Vervolgens autoriseert hij de gebruikers en bepaalt hij uw
rechten.
In TW Client boekt u werkzaamheden door tijdvakken in een
weekraster te plaatsen. Meer hierover leest u bij
Werkzaamheden boeken.
Starten en stoppen
Aanmelden
U start TW Client als volgt:
Stap Handeling
1
Dubbelklik op het TW Client icoon op uw bureaublad
of gebruik het startmenu.
2
Het programma kiest een applicatieserver. De
applicatieserver bewaart alle gegevens die u
registreert, en moet daarom in principe gestart zijn.
Als u op een andere server wilt werken, kiest u die via
[Server].
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werken met TimeWriter 5
Stap Handeling
3
Geef uw inlognaam en wachtwoord op.
Als uw gegevens correct zijn, verschijnt het
weekraster en kunt u aan de slag.
TW onthoudt een aantal instellingen. De volgende keer dat u het
programma start, verschijnen deze gegevens in het
aanmeldscherm. U kunt die gegevens overschrijven.
Automatisch inloggen
TW kan u ook automatisch aanmelden, dan verschijnt direct het
hoofdscherm en hoeft u niet in te loggen. Deze instelling regelt de
systeembeheerder.
Afsluiten
Er zijn drie manieren om TW Client af te sluiten:
via het menu Bestand|Afsluiten;
met de afsluitknop
rechts boven in het hoofdvenster;
met de toetscombinatie [Alt]+[F4].
Off line registreren
Als de TimeWriter Applicatieserver niet beschikbaar is, bijvoorbeeld
omdat u niet aangesloten bent op het bedrijfsnetwerk, kunt u off
line werken. Wanneer u eenmaal on line hebt ingelogd, dan staan
de laatste gegevens ook locaal op de PC waarop u werkt. Als u later
weer on line gaat dan worden de geboekte gegevens alsnog naar
de Applicatieserver gestuurd.
Om off line te werken, plaatst u een vinkje voor het veld ‘Off line’ in
het inlogvenster (zie Aanmelden). Als TW Client al is opgestart,
kiest u in het menu
Bestand|Off line werken.
Om de gegevens in de algemene database op te nemen, maakt u
alsnog contact met de applicatieserver:
Stap Handeling
1
Klik op Bestand|Off line werken waardoor het
vinkje voor deze menu optie verdwijnt. TW Client
maakt zelf de verbinding met de database;
2
Kies Bestand|Bewaar urengegevens om de
gegevens naar de applicatieserver te sturen en daar
op te slaan.
Navigeren
In TW Client kunt u met de muis en met toetscombinaties werken.
Als u met toetsen in het menu wilt werken, drukt u eerst op [Alt]
om het menu te openen. In de meeste menunamen is één letter
onderstreept. Door die letter in te toetsen, opent u het submenu.
6 Werken met TimeWriter Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Met de pijltjestoetsen kiest u vervolgens een menu en met [Enter]
opent u de functie.
Achter veel subonderwerpen in TW Client menu staat ook een
toetscombinatie. Met die toetsen wordt de functie in één keer
geopend.
Van de belangrijkste functies staan ook knoppen in de
knoppenbalk. Als u even met de cursor op het pictogram blijft
staan, verschijnt de naam van de functie in een tekstvakje.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werken met TimeWriter 7
8 Werken met TimeWriter Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Werkzaamheden boeken
Inleiding
In TimeWriter boekt u werkzaamheden door tijdvakken in een
weekraster te plaatsen. In het weekraster kiest u eerst de
gewenste week. Daarna maakt u met de muis een tijdvak aan. De
bijbehorende werkzaamheden specificeert u in het venster
‘Tijdvakgegevens’. Een bestaand tijdvak kunt u verplaatsen of
kopiëren naar een ander tijdstip in dezelfde of een willekeurige
andere week.
In dit onderdeel leest u meer over het werken met het weekraster.
U ontdekt de mogelijkheden om tijdvakken te manipuleren en leert
welke gegevens u per tijdvak kunt vastleggen.
Het weekraster
TW Client start altijd op met het standaard weekraster met daarin
de boekingen van de huidige week. Langs de linkerkant van het
weekraster staan de uren, langs de bovenkant de dagen van de
week. Met de schuifbalken rechts en onder het raster kunt u de
overige dagen of uren zichtbaar maken.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werkzaamheden boeken 9
Boven het weekraster staat het weeknummer en de begin- en
einddatum. De weken zijn genummerd volgens de ISO-norm
(nieuwe weeknummer begint op maandag). U kunt op verschillende
manieren naar een andere week bladeren:
Via de weeknummertabs onder het raster. Daar is
steeds een aantal weken direct toegankelijk. Klik op een tab
voor de gewenste week. Met de pijltjesknoppen rechts naast de
weeknummertabs kunt u de niet zichtbare weken opvragen.
Via de kalender linksonder in het venster gaat u naar een
willekeurige datum. Als u op die datum klikt, toont het raster de
week waarin die datum valt.
Met de navigatieknoppen in de werkbalk
bladert u
een week terug/vooruit, of kiest u de actuele week. Dezelfde
functies vindt u in het menu Bestand.
Met de toetscombinaties [Ctrl]+[PgUp] en [Ctrl]+[PgDn] bladert
u per week terug/vooruit, met [Ctrl]+[Home] selecteert u de
actuele week.
Weekbeeld aanpassen
Bij de start van het programma wordt altijd het raster gecentreerd
op kantooruren. Standaard bevat het weekraster alleen kolommen
voor de werkweek (maandag t/m vrijdag). U kunt het weekbeeld
deels instellen. Zie daarvoor de informatie bij Keuzeinstellingen.
Tip:
In de kalender zijn zondagen rood aangegeven en feestdagen
blauw. Met de pijlknoppen [<] en [>] kunt u door maanden
bladeren en met de knoppen [<<] en [>>] bladert u door de
jaren. De kalender kunt u in- en uitschakelen via menu-keuze
Beeld|Toon Kalender.
Geboekte uren
Onderin de statusbalk is het aantal
10 Werkzaamheden boeken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
geboekte uren voor de zichtbare week vermeld. Bij gebruikers
waarbij het stamgegeven ‘Norm uren’ is ingevuld, staat dat hier
ook vermeld. Hiermee kunt u controleren of u al uw tijd hebt
geboekt: 'Totaal uren' moet overeenkomen met de 'Norm uren'.
Tijdvakken
Een tijdvak is een blok in het weekraster; het staat voor de tijd die
u aan een bepaalde activiteit gewerkt hebt.
Nieuw tijdvak maken
U boekt uw werkzaamheden door een tijdvak te maken en in het
venster ‘Tijdvakgegevens’ de kenmerken vast te leggen. Dit
venster opent u op de volgende manieren:
met de muis (zie 'Met de muis een tijdvak maken');
via het menu Bewerken|Invoeren;
via het rechter-muisknop menu;
met de stopwatch;
via de knoppenbalk met
;
met [Ins].
Een tijdvak valt altijd binnen één dag en bevat een aantal
kenmerkende gegevens. Hieronder beschrijven we de
standaardvelden. Op uw scherm staan mogelijk niet alle velden of
velden met een andere naam. De systeembeheerder kan namelijk
velden uitschakelen of hernoemen. Met de [Tab] toets kunt u
tussen de diverse velden navigeren. De velden zijn:
Datum
In dit veld kunt u een datum selecteren door te klikken in de
kalender die verschijnt als u op de knop achter het veld klikt.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werkzaamheden boeken 11
Van/tot/duur
U kunt de tijden aanpassen met de pijlknoppen rechts naast de
tijdvelden. De duur kunt u niet wijzigen; deze wordt
automatisch uitgerekend.
Medewerkergegevens
Uw naam is hier ingevuld. Wanneer u onder verschillende
hoedanigheden kunt boeken, dan dient u hier uw hoedanigheid
te kiezen. De hoedanigheid geeft aan in welke functie/rol u op
dat moment werkt en selecteert de daarbij behorende
toegestane boekingsaspecten.
Aspecten
De ‘Klant’, ‘Activiteit’, het ‘Product’, het ‘Project’ en eventueel
‘Overhead’ vult u in door de gewenste waarde uit de keuzelijst
te kiezen. Het overzicht van gegevens of ‘aspecten’ waar u tijd
op kunt boeken, is zichtbaar in de keuzelijst van het veld, de
zgn. combobox. U kunt deze keuzelijst openen door op de knop
naast het aspect te klikken, of met de toetscombinatie
[Alt]+[] wanneer de betreffende combobox actief is.
Via de stamgegevens bepaalt de beheerder welke
mogelijkheden u hebt. Wanneer u eenmaal een aspect gekozen
hebt, worden automatisch de andere aspecten beperkt tot
geldige combinaties.
Met de knop [Reset] kunt u alle aspectvelden leegmaken voor
een nieuwe keuze.
Aspectgegevens
Hier treft u evt. specifiek voor uw bedrijf ingestelde aanvullende
velden aan, die afhankelijk zijn van de gekozen aspecten. Bijv.
in het veld ‘Werkzaamheden’ kunt u details omschrijven
bijvoorbeeld van taken waar u aan hebt gewerkt.
Het 'Tarief' wordt berekend uit uw uurtarief, de tijdsduur en evt
correctiefactoren op de gekozen stamgegevens. Meer informatie
hierover vindt u in het onderdeel ‘Tarief’.
De tijd past u aan door het veld van de begin- of eindtijd te
selecteren en de nieuwe tijd in te typen. U kunt ook de
pijltjestoetsen gebruiken die achter het veld staan. De tijden
verspringen steeds met een de ingestelde tijdseenheid,
bijvoorbeeld een kwartier. Pas de datum aan door een andere dag
te kiezen in de kalender.
Klik op [
Reset] om de velden met aspectgegevens leeg te maken.
De lijst met aspectgegevens is voor iedere medewerker of functie
anders en wordt beheerd door de systeembeheerder.
Sommige aspecten en aspectgegevens kunnen door de
systeembeheerder als verplicht zijn ingesteld. U dient hier dan
verplicht iets in te vullen voordat het tijdvak kan worden
opgeslagen.
Nadat u de benodigde gegevens hebt gekozen / ingevuld, drukt u
op de knop [OK].
De geboekte gegevens zijn nadat u geboekt hebt ook zichtbaar in
het tijdvak in het weekraster. Als het tijdvak te klein is voor alle
informatie, plaatst u de muis boven het tijdvak. Er verschijnt dan
een hint met de volledige tekst. Ook kunt u het vak selecteren en
12 Werkzaamheden boeken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
vervolgens klikken op (of [Ctrl]+[E] gebruiken) zodat het
tijdvakgegevensvenster geopend wordt.
Aan de aspecten van een tijdvak kunnen kleuren zijn gekoppeld.
Deze kleuren ziet u in de linkermarge van het tijdvak. Daardoor
ziet u bijvoorbeeld snel welke tijdvakken betrekking hebben op één
bepaalde klant.
Tariefberekening
Linksonder in het venster ‘ Tijdvakgegevens’ staat het uurtarief dat
gekoppeld is aan de medewerker en een eventuele hoedanigheid.
Als u een nieuw tijdvak maakt, berekent het programma het
bijbehorende tarief. Dat gaat op basis van tariefbedragen en -
factoren die bij dit stamgegevens horen.
De berekening is een vermenigvuldiging van het aantal uren met
een aantal tarieffactoren. U ziet welke tarieffactoren gebruikt zijn
door de muisaanwijzer op het tariefbedrag te plaatsen.
Voorbeeld
Er wordt een tijdvak gemaakt voor 1,5 uur met de volgende
gegevens:
Tarieffactor Berekening Toelichting
Medewerker 125,00 uurtarief van deze medewerker
Klant 0,8 20% korting voor deze klant
Product 1,0 of niet ingevuld
Activiteit 1,25 deze activiteit vergt een
tarieftoeslag van 25%
Tijdsduur 1,5 tijdsduur in uren
Het tarief wordt dan:
125 x 0,8 x 1 x 1,25 x 1,5 = 187,50.
Let op!
Het berekende tarief is geen uurtarief, maar het totale bedrag voor
alle uren van het tijdvak. Overigens is TimeWriter niet geschikt
voor tariefberekeningen met kwantumkortingen, staffels of
overwerktijden.
Met de muis een tijdvak maken
In het weekraster kunt u met de muis een tijdvak maken. Dit gaat
als volgt:
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werkzaamheden boeken 13
Stap Handeling
1
Klik in het raster op de gewenste begintijd, houdt de
muisknop ingedrukt en sleep de muisaanwijzer naar
de gewenste eindtijd. Terwijl u sleept, ziet u onder in
het tijdvak het gekozen tijdstip.
Een tijdvak mag u ook over meerdere dagen slepen.
Voor elke dag wordt de opgegeven tijdsperiode dan
als afzonderlijk tijdvak geboekt;
2
Houd de muisknop ingedrukt en sleep de muis naar
beneden. U ziet de begin- en de eindtijd verspringen;
3
Laat de muis los bij de gewenste eindtijd. Door de
muis naar rechts te bewegen, selecteert u meerdere
dagen. Zie Tijdvak herhalen.
Hierna verschijnt het venster ‘Tijdvakgegevens’;
Tip:
Is het begintijdstip niet goed, sleep dan de
muisaanwijzer tot vóór de begintijd of naar de vorige
dag. Er wordt dan geen tijdvak gemaakt.
4
TW Client kiest de actuele datum en tijd en de
gegevens uit het laatst bewerkte tijdvak. Deze
gegevens kunt u overschrijven met de juiste
waarden;
5
Vul in het projectvenster de gegevens in;
6
U kunt hier de periode alsnog wijzigen of meer dagen
selecteren;
7
Klik op [OK] om het tijdvak op te slaan.
Overschrijven met nieuw tijdvak
Een nieuw tijdvak kan ook worden gemaakt over bestaande
tijdvakken heen. Dat kan door voordat u met het slepen begint de
[Shift] toets ingedrukt te houden. Als u na het slepen de muisknop
loslaat, worden bestaande tijdvakken zonodig opgesplitst, ingekort
of verwijderd.
14 Werkzaamheden boeken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
U kunt het nieuwe tijdvak in een bestaand tijdvak beginnen. Zorg
dat bij de eerste klik (op de begintijd) de [Shift] ingedrukt is. De
muisaanwijzer bevat een minteken om te laten zien dat de
benodigde tijd van de bestaande tijdvakken wordt afgetrokken. Het
resultaat is dat het nieuwe tijdvak de plaats inneemt van de
bestaande tijdvakken.
Tijdvak wijzigen
U kunt met de muis de begin- en/of eindtijd van een tijdvak
wijzigen, volg daarvoor onderstaande beschrijving:
Stap Handeling
1
Selecteer een tijdvak in het weekraster door er met
de linker muisknop op te klikken;
2
Versleep de begin- of eindtijd door te klikken op de
grijze rand, houdt de muisknop ingedrukt en sleep het
naar de gewenste tijd;
3
Laat de muis los.
Let op!
Het is niet mogelijk op deze wijze een ander tijdvak te
overschrijven.
U kunt de boekingsgegevens ook aanpassen in het projectvenster:
Dubbelklik in het te veranderen tijdvak, of klik erop met uw rechter
muisknop en kies Bewerken. Behalve de begin- en eindtijden kunt
u nu ook boekingsgegevens aanpassen.
Tijdvak verplaatsen of kopiëren
U kunt bestaande tijdvakken eenvoudig verplaatsen of kopiëren
door ze met de muis te verslepen. Voor bijzondere verplaatsingen
of kopieën kunt u het klembord gebruiken.
Met de muis kunt u als volgt een tijdvak verplaatsen naar een
andere dag of tijd in dezelfde week:
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werkzaamheden boeken 15
Stap Handeling
1
Klik in het tijdvak;
2
Houd de muisknop ingedrukt en sleep het tijdvak naar
de gewenste dag en tijd;
3
Laat de muisknop los.
Let op!
Het tijdvak moet wel passen op de nieuwe plaats,
anders springt het vak terug naar de uitgangspositie.
Kopiëren met de muis
In plaats van een nieuw tijdvak kunt u ook een kopie maken van
een bestaand tijdvak naar een andere dag of tijd in dezelfde week:
Stap Handeling
1
Druk [Ctrl] en houdt deze ingedrukt;
2
Klik in het tijdvak, houd de muisknop ingedrukt en
sleep het tijdvak naar de gewenste dag en tijd. Het
oorspronkelijke tijdvak blijft nu staan. De kopie moet
wel passen op de nieuwe locatie; zo niet, dan springt
het vak terug naar de originele positie.
Verplaatsen of kopiëren via het klembord
U kunt ook tijdvakken kopiëren via het klembord. Dit is
voornamelijk handig om terugkerende tijdvakken in een aantal
weken te plakken. Volg daarvoor onderstaande beschrijving:
16 Werkzaamheden boeken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Actie Handeling
Een tijdvak
selecteren
Selecteer een tijdvak door erop te klikken.
Meer
tijdvakken
tegelijk
selecteren
Selecteer op de volgende wijze meerdere
tijdvakken:
Klik achter elkaar op de te selecteren tijdvakken
terwijl u de [Shift]+[Ctrl] vasthoudt.
Kies dan [Ctrl]+[C] als u de tijdvakken wilt kopiëren
of [Ctrl]+[X] als u de tijdvakken wilt knippen.
Met Bewerken|Selecteer
alles in week, of
[Ctrl]+[A] kunt u alle tijdvakken van deze week
selecteren.
Kopiëren
Kopieer geselecteerde tijdvak(ken) naar het
klembord via menukeuze Bewerken|Kopiëren
([Ctrl]+[C]).
Verplaatsen
Verplaats geselecteerde tijdvak(ken) vanuit het
raster naar het klembord via menu
Bewerken|Knippen ([Ctrl]+[X]).
Plakken
Kies nu de gewenste week.
Met Bewerken|Plakken ([Ctrl]+[V]) worden de
tijdvakken die op het klembord zijn geplaatst,
geplakt in het actuele weekoverzicht.
Na het plakken staan de op het klembord geplaatste
tijdvakken op dezelfde weekdag en tijd als de
oorspronkelijke.
Als de tijd in de actuele week al bezet is, blijft dit
tijdvak aan de cursor 'hangen'. U kunt u het te
plakken tijdvak naar een andere plaats slepen en
daar met een muisklik plaatsen.
Let op!
De mogelijkheid van slepen vervalt als meerdere
tijdvakken van het klembord andere tijdvakken
overlappen. Plakken is dan niet mogelijk.
Tijdvak wissen
U kunt een tijdvak wissen door het te selecteren en hierna:
op [Delete] te drukken;
in de knoppenbalk op
te klikken;
in de menubalk Bewerken|Wissen te kiezen;
Wissen te kiezen in het menu van de rechter-muisknop.
Bij de persoonlijke voorkeuren kunt u instellen dat een extra
bevestiging nodig is voor definitieve verwijdering. (Zie 'Persoonlijke
').
Hele week wissen
Met Bewerken|Wis hele week worden alle afspraken in de
getoonde week gewist. TW Client vraagt om een bevestiging. (Zie
'Persoonlijke ').
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werkzaamheden boeken 17
Tijdvak herhalen
Als u dagelijks een zelfde tijdvak nodig hebt, kiest u een ‘herhalend
tijdvak’. Daarvoor maakt u met de muis in het weekraster een
tijdblok dat u naar rechts doortrekt, over meerdere dagkolommen
heen. Als u de muis loslaat, verschijnt het venster
‘Tijdvakgegevens’.
Alle dagen waar u het tijdsblok overheen sleept, krijgen een tijdvak
met dezelfde informatie als het eerste blok. U kunt de de
tijdvakgegevens wijzigen, behalve de datum. Als u echter later een
herhalend tijdvak opent, kunt u wel de datum aanpassen.
18 Werkzaamheden boeken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Tijd opvullen met nieuw tijdvak
Door alle taken te benoemen, krijgt u een goed beeld van uw
taken. Naast uw werk bent u ook tijd kwijt, bijvoorbeeld aan niet-
declarabele werkzaamheden. Die tijd kunt u in één keer
verantwoorden.
Volg onderstaande beschrijving om in één keer de resttijd van
dagen toe te kennen:
Stap Handeling
1
Selecteer in het weekraster het bereik;
2
Laat muisknop los en het venster ‘Tijdvakgegevens’
verschijnt;
3
Kies hier het gewenste aspect.
4
TimeWriter zal alle nog niet toegekende uren boeken
op het gekozen item.
Bestaande tijdvakken blijven onveranderd en alleen
de vrije uren worden gevuld met het nieuwe tijdvak.
Het resultaat is een nieuwe tijdvak dat 'versnipperd' is over de uren
die in het geselecteerde gebied beschikbaar waren.
Tijdvak zoeken
U kunt eenvoudig naar eerder geboekte tijdvakken zoeken op
informatie uit vaste velden of een vrij veld (bijvoorbeeld een
omschrijving van de werkzaamheden). U opent daarvoor het
zoekvenster met:
in de knoppenbalk;
met de menukeuze Bewerken|Zoeken;
de toetscombinatie [Ctrl]+[F].
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werkzaamheden boeken 19
Kies in het venster ‘Zoeken’ de zoekvoorwaarden:
Voor-
waarde
Toelichting
Periode
De periode waarbinnen gezocht moet worden. TW
Client stelt standaard de laatste maand voor, maar u
kunt een andere periode kiezen.
Veld
Standaard wordt in alle velden gezocht, er zijn ook
andere zoeken combinaties opgenomen. Selecteer
een uit de keuzelijst.
Bevat
Typ de woord(en) waarop u wilt zoeken,
bijvoorbeeld de naam van een klant. U kunt alleen
op volledige woorden zoeken, of op een deel van een
woord door er een '*' voor of achter te typen.
Stap Handeling
1
Klik op [Zoek] en in het venster verschijnen de
resultaten van de zoekactie;
2
Selecteer een resultaatregel en klik op [Selecteer
week], of dubbelklik op een resultaatregel. In het
weekraster ziet u nu de week van het gezochte
tijdvak en kunt u de gegevens bekijken en
bewerken;
3
Als u alle resultaten hebt gevonden, sluit u het
zoekvenster met [
Sluiten];
Het zoekvenster onthoudt de laatste zoekvoorwaarden én de
resultaten. U kunt dus bij het openen een tijdvak selecteren van
een vorige zoekvraag óf de zoekvoorwaarden aanpassen voor een
nieuwe zoekopdracht.
20 Werkzaamheden boeken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Veelgebruikte taken
Als u bepaalde werkzaamheden vaak moet boeken dan kunt u deze
aan de lijst met veelgebruikte taken toevoegen.
Via menukeuze Beeld|Toon veelgebruikte taken kunt u de lijst
tonen of verbergen.
Om een urenregistratie aan de lijst toe te voegen sleept u de
gewenste urenregistratie met de muis naar de lijst waarna u de
muisknop loslaat. Vervolgens kunt u de urenboeking een korte
omschrijving geven.
Om een veelgebruikte taak te boeken sleept u met de muis de
gewenste taak naar het weekraster en laat het op de dat en tijdstip
dat het geboekt moet worden los. Pas dan de gegevens aan indien
gewenst en kies dan OK.
De veelgebruikte taken werkt ook in de lijstinvoer, maar niet in de
bulkinvoer.
Alternatieven voor registreren
U kunt desgewenst ook op andere wijze uw tijdvakken invoeren.
Lijstinvoer
Via menukeuze Beeld|Lijstinvoer kunt u de boekingsgegevens
van de gekozen week tonen in lijstvorm. U kunt ook ‘Lijstinvoer’
kiezen met de knop links in het hoofdvenster. Het weekraster wordt
nu vervangen door een overzichtslijst van de geregistreerde tijden
voor de gekozen week.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werkzaamheden boeken 21
Door op één van de kolomkoppen te klikken, kunt u de gegevens
sorteren op dat onderwerp. Met de muis kunt u één van de regels
uit de lijst selecteren.
U kunt nieuwe tijdvakken invoeren en geselecteerde tijdvakken
bewerken of verwijderen via:
menukeuze Bewerken|Invoegen, Wissen en Wijzigen;
met de knoppen in de werkbalk;
via het toetsenbord met respectievelijk de [Insert], [Ctrl]+[E]
en [Delete].
Stopwatchmeting
De stopwatch registreert uw werktijd terwijl u werkt. Op het
moment dat u met een activiteit begint, start u de stopwatch als
volgt:
Stap Handeling
1
Klik op of kies Beeld|Stopwatch.
Het stopwatchvenster verschijnt;
2
Klik op de play-knop, het venster ‘Tijdvakgegevens’
verschijnt;
3
Vul de gegevens in (zie ‘Error! Reference source not
found.’).
4
Als alle gegevens zijn ingevuld en u klikt op [OK] start
de tijdsregistratie en kunt u het venster minimaliseren
met
. De stopwatch staat dan een de systeembalk
rechtsonder in uw venster.
22 Werkzaamheden boeken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Het programma houdt nu voor u de tijd bij. Als u de muis boven
het
icoon in de Systeembalk (rechtsonder) houdt, verschijnt
informatie over het ingestelde tijdvak en de lopende tijdsduur.
Door op
te klikken, verschijnt het boekingsscherm weer. Als u
de tijdsregistratie afbreekt met de
stopknop wordt er een
tijdvak geboekt voor de gemeten tijd.
Let op!
Het programma zal de boeking afronden op de door de beheerder
ingestelde tijdseenheid. De gemeten tijd moet wel minstens de
lengte van de halve tijdeenheid hebben om direct te kunnen
boeken. Als de gemeten tijd minder is dan één eenheid, vraagt TW
Client een bevestiging.
Klik op de
pauzeknop om tussentijds te pauzeren. Als u
nogmaals op de pauzeknop klikt, loopt de tijd weer verder.
Meerdere activiteiten tegelijk
U kunt de stopwatch gebruiken voor meerdere activiteiten op één
dag. Dat kan handig handig zijn als uw werk regelmatig
onderbroken wordt door kortdurende werkzaamheden. Nadat u op
de pauzeknop hebt geklikt, kunt u een nieuwe activiteit invoeren
door op de play-knop te klikken. U kunt nu een nieuwe activiteit
invullen, terwijl de huidige activiteit tijdelijk in de lijst wordt
bewaard totdat de tussendoor-activiteit wordt beëindigd.
Bulk-invoer
Dit onderdeel van twClient is alleen beschikbaar indien de
registratieclient wordt gestart met twBulk.exe
Bulk-invoer is bedoeld om een persoon de tijden te laten boeken
voor meerdere medewerkers die niet zelf de uren registreren. De
bronnen van deze gegevens zijn meestal handgeschreven
urenstaten, waarbij geen start/eind tijden zijn gespecificeerd,
alleen de benodigde tijdsduur. In TimeWriter krijgen deze
tijdvakken een bulk-status, en worden ze vanaf begin kantoortijd
aansluitend aan elkaar geboekt.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werkzaamheden boeken 23
De bulk-invoer is geoptimaliseerd voor toetsenbord bediening. In
principe is de muis hierbij niet nodig.
Medewerker-selectie
Na kiezen bulk-invoer (Ctrl+M, of via de Navigatorbalk links) is
standaard de actieve medewerker geselecteerd.
De lijst met medewerkers waarvoor geboekt mag worden op basis
van toegangsrechten, is gesorteerd op alfabet.
Een andere medewerker is te kiezen door het begin van zijn/haar
naam in te typen. De lijst volgt de ingetypte tekst en selecteert dit
stukje geel.
Wilt u opnieuw beginnen met typen, dan eerst op Esc drukken: de
gele selectie verdwijnt dan.
Als de medewerkerlijst de focus niet meer heeft, kan deze lijst met
Alt+M geselecteerd worden. (Verschil wel/niet focus is zichtbaar in
de kleur van de geselecteerde medewerker)
Wanneer de medewerkerlijst de focus kwijt is geweest (bijv. omdat
er geboekt is) dan wordt bij verkrijgen van de focus automatisch de
gele selectie opgeheven.
Week-selectie
Van de gekozen medewerker worden de geboekte uren van de
geselecteerde week getoond. (Met Alt+PgUp/PgDn kan van week
gewisseld worden.)
De weekbegrenzing volgt de week zoals in de kalender wordt
weergegeven.
24 Werkzaamheden boeken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Invoeren nieuw tijdvak
Met ENTER (of Alt+N: Nieuw) kan een nieuw tijdrecord worden
toegevoegd.
Navigatie tussen de invoervakken: Met TAB of ENTER wordt naar
volgende veld gegaan, met Shift+TAB kan naar vorige veld
teruggegaan worden.
De datum kan volledig of gedeeltelijk worden ingevuld, deze wordt
automatisch aangevuld tot volledige datum op basis van huidige
maand/jaar bij verlaten van dit vak. Bijv. '23-11' wordt aangevuld
tot '23-11-2003', maar ook '23' wanneer het nu november is. Er
wordt een default waarde ingezet op basis van gekozen week en/of
laatst ingevoerde boeking. Met de Ctrl + plus- of min-toets van
numerieke toetsenbord kan de datum snel een dag
vooruit/achteruit worden gezet. Er kan geen datum worden
ingevuld die buiten de weekselectie valt.
De tijd kan volledig of gedeeltelijk worden ingevuld, deze wordt
automatisch aangevuld bij verlaten van dit vak. Een tijd kan
worden ingevuld als '04:45' , maar ook als '445' (het programma
zet de : er dan tussen). '15'=0:15, '1500'=15:00. Met de ctrl +
plus- of min-toets van numerieke toetsenbord kan de tijd snel een
minimum tijdseenheid (kwartier) vooruit of achteruit worden gezet.
Bij het verlaten van het vak wordt altijd afgerond naar
dichtstbijzijnde minimum tijdeenheid zoals is ingesteld in de
Administrator.
Afhankelijk van autorisaties moet nu een hoedanigheid worden
gekozen of kiest het programma automatisch de enige
geautoriseerde hoedanigheid. Met Alt + pijl omlaag wordt de
combobox geopend. Er kan ook meteen getypt worden.
De verschillende aspecten worden gekozen met de comboboxen.
Met Alt + pijl omlaag wordt de combobox geopend. De nu gekozen
waarde kan met ENTER worden bevestigd. Er kan ook meteen een
aspect(Code) getypt worden.
Met Alt+R (Reset knop) kunnen alle aspectcombo's worden
geleegd.
Afhankelijk van de gekozen aspecten verschijnen er nog enkele
gebruikersvelden. Hier kan de gewenste waarde worden ingetypt.
Tenslotte kan met een extra ENTER (Opslaan knop is nu
geselecteerd) of met Alt+O (Opslaan) de boeking worden
opgeslagen. Deze verschijnt nu in de lijst erboven. Daarna is een
extra ENTER genoeg om opnieuw in te voeren (Nieuw knop is dan
geselecteerd).
Met Esc of Alt+A (Annuleren) kan de invoer worden afgebroken.
Een boeking moet altijd worden afgemaakt met Opslaan of
Annuleren, voordat een ander tijdvak of medewerker gekozen kan
worden.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werkzaamheden boeken 25
Tijdvak bewerken/verwijderen
Met de TAB toets kan geschakeld worden tussen medewerkerlijst,
tijdvakkenlijst en tijdvakgegevensblok. In de tijdvakkenlijst kan
met de cursortoetsen een tijdvak worden gekozen.
Met Alt+B (Bewerken) kan dit tijdvak worden bewerkt.
Met Alt+V (Verwijderen) kan dit tijdvak worden verwijderd.
Weergave bulk-invoer
In de tijdvakkenlijst ziet u de geboekte tijden van de gekozen
medewerker in de geselecteerde week. Wanneer start/eindtijd
tussen [ ] staan, dan zijn ze via bulk-invoer geboekt. In dat geval
geldt de tijdsduur en niet de start/eindtijd. Tijdens bulk-invoer
mogen start/eindtijd van bulk-blokken worden aangepast om een
goede sortering te krijgen. Via weekraster geboekte blokken staan
altijd vast.
In het weekraster zijn de bulk-invoeren te herkennen omdat daar
in de tijdvakken niet de start/eind tijden staan, maar de tijdsduur
tussen [ ].
Tijd registreren voor een collega
Als u de rechten daarvoor hebt, kunt u uren registreren voor een
collega. Kies daarvoor in het menu
Beeld|Andere medewerker.
(of [Ctrl]+[B])
U ziet dan een lijstje met de medewerkers waarvoor u de tijd mag
boeken. Selecteer een naam en klik vervolgens op [OK].
Om weer uw eigen tijdvakken te zien, kiest u
Beeld|Ingelogde
medewerker (of [Ctrl]+[R]).
26 Werkzaamheden boeken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werkzaamheden boeken 27
Accordering
Wat is accordering?
Door middel van accordering kunt u urenboekingen
vergrendelen nadat ze door een leidinggevende zijn
gecontroleerd. TimeWriter Pro beschikt over een flexibel
accorderings-mechanisme waarmee gedetailleerd, en eventueel
over meerdere niveau’s de accordering kan worden gestuurd.
Het configureren van de accorderingen gebeurt in
twAdministrator, daar wordt ook bepaald voor wie een
leidinggevende de accordering mag uitvoeren.
1. de gebruiker registreert zijn werkzaamheden met
TimeWriter en biedt deze aan “ter accordering”
2. de leidinggevende keurt de uren goed of wijst deze af
3. na accordering zijn de urenboekingen vergrendeld.
28 Accordering Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Hoe werkt accordering?
Als een medewerker een maximum accorderingsniveau groter
dan 0 heeft krijgt hij of zij in de registratieclient (twClient) een
extra pictogram in de navigatiebalk aan de linkerkant voor
accordering.
In het accorderingsscherm verschijnen alle urenboekingen in de
geselecteerde week waartoe de ingelogde medewerker toegang
heeft. Een normale medewerker zal hier alleen zijn eigen
urenboekingen aantreffen, een leidinggevende zal hier alle
urenboekingen aantreffen voor wie hij/zij gemachtigd is om te
accorderen.
N.B. Hoe accorderingsmachtigingen worden ingesteld wordt
uitgelegd in de twAdministrator handleiding.
TIP: Door de kolommen onderling te verslepen kan de
onderlinge volgorde worden aangepast en door ze van en naar
het vak erboven te verslepen kunt u groeperingen en
subgroeperingen maken.
Via de vinkjes kan worden aangegeven van welke
urenboekingen het accorderingsniveau moet worden gezet,
daarna kan via het bewerken menu de geselecteerde
urenboekingen worden geaccordeerd (hiervoor is ook een knop
in de knoppenbalk beschikbaar), kies het gewenste niveau en
dan ok.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Accordering 29
Het is ook mogelijk om in plaats van urenboekingen te
selecteren en te accorderen, de accordering uit te voeren per
groep of voor een enkele urenboeking.
Groepen zijn altijd door een ‘+’ of een ‘–’ gemarkeerd, door
daarop te rechtsklikken krijgt u een menu te zien met daarin de
optie ‘Accordeer groep’.
Dubbelklik op een urenboeking om daarvan het
accorderingsniveau te zetten.
30 Accordering Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Voorkeuren instellen
Inleiding
De meeste instellingen van TimeWriter legt de systeembeheerder
vast, maar in TW Client kunt u wel een aantal voorkeuren instellen.
Bijvoorbeeld hoe het standaard weekraster er uit moet zien en de
voorkeur voor een aantal (controle)functies.
Er zijn twee soorten instellingen.
De keuzeinstellingen die u selecteert in het hoofdmenu. Dit zijn
bijvoorbeeld de getoonde dagen in het weekraster of welke
gegevens in de tijdvakken zichtbaar zijn. Deze kunt u snel aan-
en uitschakelen.
De keuzeinstellingen via het dialoogscherm ‘persoonlijke
instellingen’. Dit zijn de instellingen die u naar eigen voorkeur
bepaalt, maar doorgaans niet vaak verandert.
Keuzeinstellingen via hoofdmenu
In het menu Beeld ziet u verscheidene mogelijkheden die
bijvoorbeeld het beeld van het hoofdvenster aanpassen.
U kunt in dit menu ook de kalender in het hoofdvenster verbergen.
Hieronder staat de mogelijkheden om het weekraster aan te
passen.
Rasterweergave wijzigen
U kunt in het menu Beeld kiezen tussen Werkweekraster en
Complete weekraster. Het geselecteerde formaat wordt
aangegeven door een vinkje voor het menu onderdeel.
Standaard staat het weekraster na starten van het programma
altijd op ‘Werkweekraster’.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Voorkeuren instellen 31
Complete weekraster
Als u in één oogopslag de hele week wilt zien, dus ook de uren
buiten werktijd, dan kiest u Beeld|Complete weekraster (of
[Ctrl]+[O]). Met deze weergave ziet u alle uren van alle dagen in
de geselecteerde week. Zie ook ‘Tijdsindeling van het raster
wijzigen’
Werkweekraster
Door Beeld|Werkweekraster (of [Ctrl]+[W]) te kiezen, ziet u in
het weekraster alle dagen die tot uw standaard werkweek horen. U
kunt zelf uw werkweek instellen, zie 'Tijdsindeling van het raster
wijzigen'.
In- en uitzoomen
Menu Beeld|Zoom in 150% ([Ctrl]+[I]) en Beeld|Zoom uit
67% ([Ctrl]+[U]) veranderen de grootte van het weekraster. Als u
het beeld hebt aangepast, veranderen de sterktes van deze
menukeuzes.
Let op!
Met deze menuoptie verandert u niet de weergave van het hele
venster, maar slechts het formaat van het weekraster.
Standaard staat het weekraster op 100%. De mate waarin u in- of
uitzoomt blijft niet behouden.
Extra gegevens in tijdvak tonen
U kunt een aantal programmafuncties van een tijdvak zelf bepalen
met de menu-items van Beeld.
Deze instellingen blijven behouden en ziet u dus terug als u
opnieuw inlogt.
Toon kalender
Met menukeuze Beeld|Toon kalender aangevinkt is de kalender
rechtsonderaan het scherm zichtbaar.
Toon hints
Met menukeuze Beeld|Toon hints aangevinkt, ziet u een hint bij
de tijdvakken in het weekraster. Een hint is het lichtgele kader met
tijdvakinformatie dat verschijnt als u de muisaanwijzer in een
tijdvak plaatst. Zo kunt u de informatie van kleine tijdvakken toch
bekijken vanuit het weekraster.
32 Voorkeuren instellen Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Toon lange namen
Van de gekozen aspecten wordt altijd op de eerste regel de
afkorting getoond. Als u Beeld|Toon lange namen aanvinkt, zijn
in het weekraster ook de volledige omschrijvingen van de
aspectgegevens van een tijdvak zichtbaar. Wanneer u deze optie
uitschakelt is er meer ruimte beschikbaar in de tijdvakken voor het
weergeven van de gebruikersvelden.
Toon gebruikersvelden
Tekst van vrije velden in de tijdvakken zoals ‘Werkzaamheden’ en
‘Aantal’, maakt u zichtbaar in het weekraster door
‘Gebruikersvelden tonen’ aan te vinken.
Knoppenbalk
Met menukeuze Beeld|Knoppenbalk aangevinkt is de
knoppenbalk bovenaan het scherm zichtbaar.
Navigatiebalk
Met menukeuze Beeld|Navigatiebalk aangevinkt is de grijze
navigatiebalk met programma onderdelen aan de rechterkant van
het scherm zichtbaar.
Persoonlijke voorkeuren dialoog
Via het menu Beeld|Persoonlijke voorkeuren kunt u een aantal
persoonlijke voorkeuren instellen. Het dialoogvenster bevat u drie
tabbladen.
Standaard staat op deze tabbladen de optie ‘Bedrijfsinstellingen
gebruiken’ aangevinkt. Dit betekent dat de instellingen worden
gebruikt die door de systeembeheerder zijn gekozen. Als u het
vinkje weghaalt, ziet u op ieder tabblad de instellingen die u naar
eigen inzicht kunt aanpassen.
De persoonlijke instellingen blijven behouden en zijn gekoppeld aan
uw inlognaam.
Kleuren en lettertype wijzigen
Met de velden van het tabblad ‘Scherminstellingen’ bepaalt u het
uiterlijk van het weekraster in het hoofdvenster.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Voorkeuren instellen 33
De kleuren bepaalt u met de velden van het blok
‘Kleurinstellingen’. Bij ieder veld verschijnt er een venster met
mogelijkheden als u op het gekleurde blokje klikt. Selecteer een
kleur en klik op [OK]. De kleuren in het hoofdvenster verspringen
direct.
Met de velden in het blok ’Lettertype’ bepaalt u het lettertype en de
lettergrootte van alle tekst in het weekraster.
Om de scherminstellingen ongedaan te maken, vinkt u ‘Bedrijfsinstellingen gebruiken’
op dit tabblad aan.
Programmagedrag wijzigen
De velden van het tabblad ‘Programmagedrag’ bepalen welke
handelingen en controles TW Client automatisch voor u doet.
Er zijn drie vrije instellingen:
‘Wissen tijdvak bevestigen’
Met deze optie kan TW Client ervoor zorgen dat u niet per
ongeluk een tijdvak verwijdert, maar altijd eerst om een
bevestiging vraagt.
34 Voorkeuren instellen Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Als u kiest voor de Bewerken|Wis hele week vraagt TW
Client altijd een bevestiging, ook al is deze optie niet
aangevinkt.
‘Laatste werkzaamheden autom. kopiëren’
Normaal worden de aspectgegevens (klant, activiteit en
product) van het laatst bewerkte tijdvak gekopieerd. Wilt u ook
de informatie uit het veld ‘Werkzaamheden’ overnemen, schakel
dan deze functie in.
‘Projectvenster bij rechtsklikken op tijdblok’
Als u deze mogelijkheid aanvinkt, komt u direct in het venster
‘Tijdvakgegevens’ als u in een tijdvak op de rechter-muisknop
klikt. U slaat dan het menu met bewerkingsmogelijkheden over.
‘Aspect automatisch kiezen indien maar 1 keuze’
Als u dit aanvinkt worden aspectgegevens waarvoor maar één
mogelijkheid is automatisch ingevuld als u een nieuw tijdvak
invoegt.
Om de standaardinstellingen te krijgen, vinkt u ‘Bedrijfsinstellingen
gebruiken’ op dit tabblad aan.
Tijdsindeling van het raster wijzigen
Met de velden van het tabblad ‘Tijden’ bepaalt u welke dagen en
uren uw werkweek vormen. Zo ziet u in het weekraster alleen de
uren die u in principe werkt en dus moet verantwoorden.
Weekbegin: Kies hier de eerste dag van de week
waarvan u het weeknummer afleidt. In de meeste
gevallen 'zondag'.
Werkweek van/tot: Kies hier de eerste en laatste dag
van de week waarop u werkt. In de meeste gevallen is
dat ‘maandag’ en ‘vrijdag’, maar als u bijvoorbeeld
iedere maandag vrij bent, begint uw werkweek op
dinsdag. De dag die u hier noemt als ‘begindag’ is de
eerste dag die u ziet in het standaardweekraster. Werkt
u minder of meer dagen per week dan vijf, dan past
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Voorkeuren instellen 35
TimeWriter het weekrooster aan. U ziet alleen het bereik
van úw werkweek in het hoofdvenster.
Werktijden van/tot: Geef hier de begin- en eindtijd van
uw werkdagen op. Alleen déze werktijd is direct
zichtbaar in het weekraster. De andere tijden ziet u door
de schuifbalk rechts van het weekraster naar boven of
beneden te schuiven.
Pauze van/tot: Geef hier de begin- en eindtijd van uw
pauze op. In het weekraster heeft deze tijd de
rusttijdkleur.
Wilt u de instellingen ongedaan maken, vink dan
‘Bedrijfsinstellingen gebruiken’ op dit tabblad aan.
36 Voorkeuren instellen Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Sneltoetsen
Sneltoetsen Hoofdscherm
Toets Functie
Ctrl+Home Toon huidige, actuele week
Ctrl+PgDn Toon een week later
Ctrl+PgUp Toon een week eerder
F5 Ververs uurgegevens
Ctrl+F5 Ververs alle lokale tabellen
Ins Nieuw tijdvak invoegen
Del Geselecteerde tijdvak wissen
Ctrl+A Alle tijdvakken van de gekozen week selecteren
Ctrl+B Toon andere medewerker keuzedialoog
Ctrl+C
Geselecteerde tijdvak(ken) kopiëren naar
klembord
Ctrl+E Gegevens van geselecteerde tijdvak wijzigen
Ctrl+F Tijdvak zoeken
Ctrl+G Toon gebruikersvelden in tijdvakken
Ctrl+H Toon hints bij tijdvakken
Ctrl+I Zoom in op weekraster
Ctrl+K Toon kalender
Ctrl+L Toon week in lijstvorm
Ctrl+O Toon gehele week in raster
Ctrl+R Terug naar gegevens van ingelogde medewerker
Ctrl+S
Bewaar uurgegevens op de server (gebeurt
automatisch bij wisselen van een week)
Ctrl+T Toon lange namen van de aspecten in tijdvakken
Ctrl+U Zoom uit op weekraster
Ctrl+V
Op klembord geplaatste tijdvak(ken) plakken in
gekozen week
Ctrl+W Toon werkweek in raster
Ctrl+X
Geselecteerde tijdvak(ken) knippen naar
klembord
Sneltoetsen tijdvakgegevens dialoogvenster
Toets Functie
Alt+Down
(bij combobox: ) Open keuzelijst.
Tab (bij tijdvakgegevens) Navigeer naar volgend veld
Shift+Tab (bij tijdvakgegevens) Navigeer naar vorig veld
Shift+Up Verhoog begintijd tijdvak
Shift+Down Verlaag begintijd tijdvak
Shift+Ctrl+Up Verhoog eindtijd tijdvak
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Sneltoetsen 37
Shift+Ctrl+Dow
n
Verlaag eindtijd tijdvak
Up (in aspectgegevens) Naar vorig veld
Down (in aspectgegevens) Naar volgend veld
38 Sneltoetsen Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Sneltoetsen 39
________________________________________________________
TimeWriter Pro V1
WebClient
XSO; xBase Software Ontwikkeling
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Sneltoetsen 41
Inleiding
TimeWriter Webclient
De TW Webclient is geen apart programma, in feite benadert u
met de internet browser via het inter- (of intra-)net de
Webserver die is ingebouwd in de TimeWriter Applicatieserver.
Die verbinding maakt het mogelijk om met een browser
(bijvoorbeeld InternetExplorer) de TimeWriter Pro database te
benaderen. Zo kunt u bijvoorbeeld via internet uw tijd
registreren op vrijwel dezelfde manier als in TimeWriter Client.
In deze handleiding staat alleen informatie over de handelingen
of kenmerken die in TW Webclient afwijken van die in
TimeWriter Client of TW Report. Voor andere informatie kunt u
de handleidingen van de genoemde applicaties gebruiken.
Opbouw van de handleiding
Deze handleiding leert u in het ‘Tijd registreren’ hoe u uw
werktijd via een internetbrowser kunt registreren. Het
hoofdstuk ‘Rapport maken’ gaat over rapporten maken en de
instellingen daarvoor. In ‘Instellingen’ vindt u uitleg over de
mogelijkheden om TW Webclient naar eigen inzicht in te
richten.
Bij de installatie van TimeWriter Pro worden een on-line-help-
systeem en handleiding meegeleverd van de gekochte
applicaties. Beide documentatievormen helpen bij het
ontdekken van de mogelijkheden van TW Webclient en geven
oplossingen voor eventuele onduidelijkheden of fouten.
Als u vragen hebt die de genoemde documentatie niet
beantwoordt, kijk dan of die informatie in de handleiding van
TimeWriter Client of TW Report staat. Als u de informatie niet
kunt vinden, neemt u contact op met de systeembeheerder.
Applicatie starten en sluiten
Om in TW Webclient te komen start u gewoon uw internet
browser, bijv. Microsoft Internet Explorer, Netscape of Opera.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Inleiding 43
Verder hebt u een internet- (of intranet) adres nodig waarop de
TimeWriter Applicatieserver draait. Uw systeembeheerder kan u
hierover informeren. Als u de browser start op de computer
waarop de Applicatieserver draait, dan is dit adres bijv.
"http://localhost/".
Als u het adres in de adresregel typt, start TW Webclient en
kunt u inloggen.
Inloggen
Gebruik de inlognaam en het wachtwoord dat u voor TimeWriter
Client en/of TW Report gebruikt. Klik daarna op [Verzenden] om
TW Webclient op te starten.
TimeWriter Webclient inlogvenster
Het is niet mogelijk om zonder server te werken.
Afsluiten
U sluit TW Webclient met rechtsboven in het browser-
venster of met [Alt]+[F4].
44 Inleiding Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Tijd registreren
Inleiding tijd registreren
Tijd registreren gaat in TW Webclient in principe op dezelfde
manier als in TimeWriter Client. De vensters zien er echter iets
anders uit en u hebt wat minder verschillende mogelijkheden om
een handeling uit te voeren.
Het weekraster
Nadat u bent ingelogd wordt het volgende scherm getoond in uw
browser.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Tijd registreren 45
Navigeren
In de TW Webclient navigeert u door dagen in de kalender te
selecteren. De maanden kiest u met [<<] en [>>] erboven. Als u
deze knoppen gebruikt, verspringen zowel de maandkalender als
het weekraster naar de gekozen week.
Met [Vandaag] wordt de actuele week weer zichtbaar.
TW Webclient kalender
Tijdvak maken
In elk tijdvak in het weekraster of in de lijstinvoer, ziet u de
periode, een samenvatting van de aspecten, de hoedanigheid én
de status.
In TW Webclient maakt u een tijdvak door te klikken op de
begintijd in het weekraster. Het invoervenster verschijnt waarin u
de aspecten aangeeft. U kunt klikken op een bestaand tijdvak om
gegevens te bekijken of te veranderen.
Als u vanuit de lijstinvoer kijkt, geeft de hyperlink Bewerk’,
toegang tot het invoervenster. De hyperlink ‘Wis’ in de laatste
kolom, verwijdert het hele tijdvak.
46 Tijd registreren Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Invoervenster
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Tijd registreren 47
Datum en tijd bepalen
De datum bestaat in TW Webclient uit drie keuzelijstjes
(comboboxen):
01 t/m 31 voor de dag;
01 t/m 12 voor de maand;
2000 t/m 2020 voor het jaar.
De begin- en eindtijd bestaan uit twee keuzelijstjes:
de uren: 00 t/m 23;
de minuten: de inhoud van dit keuzelijstje hangt af van de
ingestelde tijdseenheid. Is dat bijvoorbeeld een kwartier dan
ziet u 00, 15, 30 en 45.
Hoedanigheid
Wanneer u onder meerdere hoedanigheden kunt boeken, dient u in
het keuzevak 'Hoedanigheid' de juiste hoedanigheid waaronder u
wilt boeken te selecteren.
Aspecten kiezen
De aspecten van het tijdvak kiest u uit een keuzelijst. Na elk
gekozen aspect maakt de browser contact met de TW-server om
de te overige combineren aspecten op te halen. Bijvoorbeeld de
producten die zijn verbonden aan de gekozen klant. De verbinding
tot stand brengen duurt even, vooral als het druk is op het
netwerk.
Gegevens opslaan
Om te bepalen wat u doet met de gewijzigde instellingen, kiest u
een van de knoppen onderaan in het invulvenster
Knop Functie
Reset velden
Om alle aspectvelden leeg te maken, klikt u op
[Reset velden].
Opslaan
Met [Opslaan] bewaart u alle informatie en
verschijnt het weekraster weer.
Annuleren
Met [Annuleren] maakt u alle niet-opgeslagen
gegevens ongedaan en verschijnt het weekraster.
Wis boeking
[Wis boeking] wist het geselecteerde tijdvak en
brengt u terug in het weekraster
Nadat de keuze is gemaakt, kunnen eventuele in te vullen eigen
velden nog worden getoond.
48 Tijd registreren Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Tijd registreren 49
Rapport maken
Inleiding rapport maken
Het ‘Rapportagevenster’ toont, net als TW Report, de rapporten in
een mapstructuur. Om een rapport te maken hoeft u in TW
Webclient geen aparte applicatie op te starten en u hoeft ook niet
opnieuw in te loggen.
Rapportagevenster
Om terug te keren naar het weekraster klikt u op een dag in de
kalender of op [Vandaag].
50 Rapport maken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Rapportsoort kiezen
Er zijn twee soorten rapporten:
Eigen rapporten
Standaard rapporten
Met [+] opent u de map ‘Eigen’ of de ‘Standaard. Klik vervolgens
op de naam om een standaardrapport te openen.
Rapportageperiode
Alleen bij de urenrapporten kunt u gebruik maken van de
periodeselectie. U geeft dan bijvoorbeeld aan of u gegevens wilt
zien van de voorgaande of huidige week/maand, maar u kunt ook
een datumbereik opgeven.
Let op! U kunt in TW Webclient geen rapporten ontwerpen. Het
ontwerp en de inrichting van het rapportage deel kan in TW Report.
Selectiefilter gebruiker
Afhankelijk van de instellingen kunt u voor een rapport extra
selectiecondities opgegeven.
Dat doet u met de velden: 'Veld', 'Conditie' en 'Inhoud'. Alleen de
gegevens die aan de opgegeven criteria voldoen, worden dan
gerapporteerd. Zo kunt u bijvoorbeeld de naam van een klant
opgeven, zodat u alleen urenboekingen van die klant terugziet in
het rapport.
Veldnaam Toelichting
Veld Selecteer hier op welk gegeven TW Webclient het
rapport moet baseren. Beperk deze selectie verder
door de velden 'Conditie' en 'Inhoud' in te vullen.
Conditie Selecteer hier één van de volgende condities:
= 'bevat'; het geselecteerde veld bevat de
waarde zoals aangegeven in het veld
'Inhoud'.
'bevat niet'; het geselecteerde veld mag de
waarde zoals aangegeven in het veld
'Inhoud' niet bevatten.
'groter of gelijk aan'; de waarde van het
geselecteerde veld moet groter zijn dan of
gelijk zijn aan de waarde zoals aangegeven
in het veld 'Inhoud'.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Rapport maken 51
'kleiner of gelijk aan'; de waarde van het
geselecteerde veld moet kleiner zijn dan of
gelijk zijn aan de waarde zoals aangegeven
in het veld 'Inhoud'.
Inhoud Vul hier de waarde in waaraan het geselecteerde
veld moet voldoen.
Maak het rapport op de volgende manier:
Stap Handeling
1
Kies één veld waarvan u gegevens selecteert;
2
Kies in ‘Veld’ de naam van het soort gegeven dat u
opneemt in de rapportagevoorwaarden;
3
Kies daarna bij ‘Conditie’ op welke manier het
gegeven een voorwaarde is;
4
Bij de urenrapporten selecteert u periodes. ‘Vanaf’ en
‘t/m’ bestaan uit drie keuzelijstjes met: de dag, de
maand en het jaar.
Rapport met stamgegevens
De rapporten met stamgegevens bieden u een overzicht van de
activiteiten, klanten, medewerkers of productgegevens. Met de
extra selectievelden 'Veld', 'Conditie' en 'Inhoud' u de
rapportgegevens verfijnen. U kunt dan bij het medewerkersrapport
bijvoorbeeld aangeven dat u alleen de referentieuren van de
medewerkers wilt zien. Op die manier controleert u of de
medewerkers met flexibele werktijden hun contracturen hebben
besteed.
Maak het medewerkersrapport als volgt:
Stap Handeling
1 Open het mapje 'Stamgegevens' in het
rapportagevenster;
2 Klik op het rapport 'Medewerkergegevens'. De extra
selectievelden verschijnen in beeld;
3 Selecteer in 'Veld' op wat voor soort gegeven TW
Webclient het rapport moet baseren. Voor het eerder
genoemde voorbeeld selecteert u hier REFERUREN;
4 Vul bij 'Inhoud' een specificatie in;
5 Dubbelklik vervolgens in de rapportenboom op
'Medewerkergegevens'. Het afdrukvoorbeeld verschijnt
in beeld.
52 Rapport maken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Rapport met urengegevens
De urenrapporten bieden u een overzicht van de geboekte uren op
activiteiten, klanten, medewerkers enzovoort. U geeft zelf aan van
welke periode u de gegevens wilt meenemen in de rapportage. Met
de extra selectievelden 'Veld', 'Conditie' en 'Inhoud' kunt u de
rapportgegevens verfijnen.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Rapport maken 53
Volg voor het urenrapport onderstaande werkwijze:
Stap Handeling
1 Open het mapje 'Urenrapporten' in het
rapportagevenster;
2 Klik op één van de rapporten. De extra selectievelden
verschijnen in beeld;
3 Geef aan van welke periode u gegevens wilt zien,
bijvoorbeeld van het voorgaande halfjaar. U kunt ook
een specifieke periode opgeven: vul in het veld 'Vanaf:'
de begindatum in en in het veld 't/m:' de einddatum;
3 Geef eventueel in 'Veld', 'Conditie' en 'Inhoud' aan op
wat voor soort gegevens TW Webclient het rapport moet
baseren.
4 Vervolgens klikt u op [Toon Rapport].
Uitvoerformaat kiezen
De TW Webclient heeft twee uitvoerformaten. U vindt deze onder
aan het rapportagevenster en u kunt kiezen uit ‘HTML’ en ‘PDF’.
HTML
Met ‘HTML’ wordt het rapport opgemaakt als een webpagina. U ziet
het resultaat in de browser.
PDF
Met ‘PDF’ wordt het rapport opgemaakt als een Adobe Acrobat
Reader pdf-bestand. Als u Acrobat Reader op uw pc hebt, kunt u
het rapport in de browser bekijken mét alle
bewerkingsmogelijkheden van Acrobat Reader.
Wilt u het rapport afdrukken op papier kies dan het PDF formaat.
Doorgaans krijgt u een beter resultaat op papier wanneer u kiest
voor formaat PDF.
Rapport tonen
Als u alle voorwaarden hebt bepaald, maakt u het rapport door op
[Toon rapport] te klikken. Afhankelijk van het gekozen
uitvoerformaat ziet u het overzicht in de browser met of zonder
PDF-bewerkingsmogelijkheden.
54 Rapport maken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Rapport maken 55
Instellingen
Inleiding instellingen
De vormgeving en het gedrag van de TW Webclient zijn aan te
passen in het venster ‘Instellingen’. Klik hiervoor op
[Instellingen] in het hoofdvenster. De TW server bewaart de
instellingen en die gelden de volgende keer dat u zich aanmeldt.
Weekraster opmaken
Om de instellingen van het weekrooster te vervangen, klikt u op
[Instellingen].
Het venster ‘Instellingen’ verschijnt, waarin u uw voorkeuren
bekend maakt.
56 Instellingen Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Kleuren aanpassen
Het weekraster gebruikt kleuren voor de volgende gegevens:
Buiten kantoortijd;
Kantoortijd;
Rasterlijnen;
Tijdsblokken;
Tekst.
Deze kleuren kunt u zelf aanpassen door in het rondje te klikken
van het te wijzigen onderdeel. Daarna klikt u op [Opslaan].
Lettergrootte aanpassen
Het formaat van de letter in het weekraster bepaalt u zelf door een
van de getallen uit de keuzelijst te selecteren.
Rij- en kolomgroottes aanpassen
De hoogte van de rijen in het weekraster en de breedte van de
kolommen (dagen) bepalen hoeveel dagen en uren er in het
venster passen. U kunt dit beeld aanpassen door een waarde op te
geven.
TW heeft ook een aantal standaardwaarden waaruit u kunt kiezen.
Die staan in de twee keuzevelden achter de rij en kolomgrootte. In
het lijstje staan zogenaamde ‘presets’. Dit zijn instellingen die bij
vensterformaten passen. Als u de preset kiest met dezelfde waarde
als uw beeldschermresolutie, ziet u het TW Webclient-venster op
het grootst mogelijke formaat.
Weekraster
Als u TW Webclient opent, ziet u het hoofdvenster. Daarin ziet u
het menu, de werkbalk en het weekraster. U bepaalt zelf welke
dagen van de week in dit hoofdvenster staan. U kunt kiezen voor:
Toon werkweek: toont de kantooruren in het werkweekraster;
Toon complete week: toont een volledige week.
Let op!
Deze instellingen hebben niets te maken met de mogelijkheden
van menu Beeld in de browser.
Volg onderstaande handelingen om de weergave aan te passen:
Stap Handeling
1
Klik op [Instellingen], in het hoofdvenster. Het ‘Webclient
instellingenvenster’ verschijnt;
2
Klik het rondje aan voor ‘Werkweekoverzicht’ of ‘Complete
week’;
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Instellingen 57
3
Klik vervolgens op [Opslaan]. Het hoofdvenster verschijnt
waarin u het raster van uw keus ziet.
Lijstinvoer
U kunt in plaats van het weekraster voor ‘Lijstinvoer’ kiezen.
Hiermee ziet u alle tijdvakken in een chronologisch overzicht.
De lijstinvoer is een minder zware belasting voor het netwerk en is
dus een prettig alternatief als het netwerk erg traag of zwaar
belast is.
Om het lijstformaat te krijgen, volgt u onderstaande handelingen:
Stap Handeling
1
Klik op [Instellingen] in het hoofdvenster. Het
‘Webclient instellingenvenster’ verschijnt;
2
Klik bij ‘Urenoverzicht’ op het rondje ‘Lijstinvoer’;
3
Klik vervolgens op [Opslaan]. Het hoofdvenster
verschijnt waarin u in alfabetische volgorde de
bestaande tijdvakken ziet.
Instellingen opslaan
Klik [Opslaan] om de instellingen op te slaan en terug te gaan naar
het weekraster of de lijstinvoer. De instellingen worden nu op de
server bewaard en op iedere verbonden pc waar u inlogt, gelden
uw deze instellingen.
Klik [Annuleren] om de wijzigingen ongedaan te maken. Het
‘instellingenvenster’ ’ blijft zichtbaar.
58 Instellingen Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Instellingen 59
__________________________________________________
TimeWriter Pro V1
twReport
XSO; xBase Software Ontwikkeling
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Instellingen 61
TimeWriter Report
Wat is TimeWriter Report?
Op basis van de tijdvakgegevens die in TwClient zijn ingevoerd,
kunt u met TimeWriter Report (verder aangeduid met
TwReport) allerlei rapporten genereren van de geboekte tijden,
gerangschikt naar verschillende aspecten. Ook kunt u gegevens
samenvoegen en selecties maken.
De rapporten kunt u afdrukken op papier, of opslaan als
bijvoorbeeld Word-, Excel-, HTML- of PDF-bestand. Het is ook
mogelijk om rapporten te exporteren, zodat de gegevens verder
verwerkt kunnen worden in een financiële pakket.
U kunt gebruik maken van standaardrapporten die met de
installatie zijn meegeleverd. Het is ook mogelijk zelf nieuwe
rapporten te ontwerpen. Hiervoor moet u wel geautoriseerd
zijn.
Hoe gebruikt u deze handleiding?
Deze handleiding is geschikt voor de dagelijkse gebruiker, de
beheerder van de gegevens en de technicus die het programma
installeert en configureert.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro TimeWriter Report 63
Werken met TwReport
Inleiding
Dit hoofdstuk behandelt het dagelijks gebruik van TwReport,
dus hoe u TwReport start, hoe u rapporten genereert en hoe u
ze afdrukt.
Nadat de tijdvakgegevens zijn ingevoerd in TwClient en u
geautoriseerd bent, kunt u rapporten laten genereren.
TwReport starten
Voordat u TwReport kunt gebruiken, moet de applicatieserver
geactiveerd zijn.
U start TwReport als volgt:
Stap Handeling
1 Als u een TwReport pictogram op het
bureaublad(desktop) heeft, dan kunt u daarop
dubbelklikken. Anders kunt u in het Windows Startmenu
te kiezen voor Programma's | TimeWriter |
TwReport.
2 In bepaalde gevallen moet u een naam en wachtwoord
opgeven.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werken met TwReport 65
Rapport genereren
In dit hoofdstuk leest u meer over de mogelijkheden om de
inhoud van rapporten te beïvloeden. Afhankelijk van uw
toegangsrechten kunt u een rapport voor uzelf, of voor alle
medewerkers afdrukken.
De rapportkiezer
Het programma start altijd op met de rapportkiezer met daarin
de beschikbare rapporten. Links ziet u de navigatiebalk met de
knoppen 'Rapportkiezer' en 'Ontwerp'. Aan de rechterkant
bevindt zich de rapportkiezer.
Rapporten
U ziet een lijst met rapporten, logisch onderverdeeld in
mappen. Standaard ziet u een lijst met twee groepen
rapporten:
eigen rapporten
standaard rapporten
De standaard rapporten worden met twReport meegeleverd en
kunnen niet worden gewijzigd. Uw eigen rapportdefinities
komen in de groep 'eigen'.
Dubbelklik op één van de twee tonnetjes en vervolgens op een
mapje om de rapporten te tonen.
U kunt zelf nieuwe rapporten ontwerpen. Hoe u dat doet, staat
beschreven in het volgende hoofdstuk.
Rapportageperiode
Alleen bij de urenrapporten kunt u gebruik maken van de
periodeselectie. U geeft dan bijvoorbeeld aan of u gegevens wilt
66 Werken met TwReport Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
zien van de voorgaande of huidige week/maand, maar u kunt
ook een datumbereik opgeven.
Extra selectiefilter
Afhankelijk van de instellingen bij het rapportontwerp kan het
kader 'Extra selectiefilter' in beeld zijn. Dit kader bevat de
velden 'Veld', 'Conditie' en 'Inhoud'. Alleen de gegevens die aan
de opgegeven criteria voldoen, worden dan gerapporteerd. Zo
kunt u bijvoorbeeld de naam van een klant opgeven, zodat u
alleen urenboekingen op het conto van die klant terugziet in het
rapport.
Veldnaam Toelichting
Veld Selecteer hier op welk gegeven TwReport het
rapport moet baseren. Verfijn deze selectie
door de velden 'Conditie' en 'Inhoud' in te
vullen.
Conditie Selecteer hier één van de volgende condities:
= 'bevat'; het geselecteerde veld bevat de
waarde zoals aangegeven in het veld
'Inhoud'.
<> 'bevat niet'; het geselecteerde veld mag
de waarde zoals aangegeven in het veld
'Inhoud' niet bevatten.
>= 'groter of gelijk aan'; de waarde van het
geselecteerde veld moet groter zijn dan
of gelijk zijn aan de waarde zoals
aangegeven in het veld 'Inhoud'.
<= 'kleiner of gelijk aan'; de waarde van
het geselecteerde veld moet kleiner zijn
dan of gelijk zijn aan de waarde zoals
aangegeven in het veld 'Inhoud'.
Inhoud Vul hier de waarde in waaraan het
geselecteerde veld moet voldoen.
Voorbeeld
Stel dat u het bovenstaande filter hebt ingesteld voor het
rapport Activiteit. Dan zult u een rapport krijgen waarin alleen
de urenboekingen staan van alle secretaresses die uren hebben
geboekt op een activiteit. Per secretaresse ziet u hoeveel uur ze
heeft geboekt op welke activiteit.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werken met TwReport 67
Gegevens actualiseren
Als u een rapportage wilt over de meest actuele gegevens, dan
is het verstandig vooraf de querytabellen te verversen. Dat doet
u via de menubalk met Bestand | Update query tabel of met
de toetscombinatie Shift+F5.
Rapport met stamgegevens
De rapporten met stamgegevens bieden u een overzicht van de
activiteiten, klanten, medewerkers of productgegevens. Met de
extra selectievelden 'Veld', 'Conditie' en 'Inhoud' kunt u de
rapportgegevens verfijnen.
Medewerkersrapport genereren
Stap Handeling
1 Open het mapje 'Stamgegevens' in de rapportkiezer.
2 Klik op het rapport 'Medewerkergegevens'. De extra
selectievelden verschijnen in beeld.
3 Selecteer in 'Veld' op wat voor soort gegeven TwReport
het rapport moet baseren. In het eerder genoemde
voorbeeld selecteert u hier MEDEWERKER.FUNCTIE.
4 Geef vervolgens een conditie op (=, >, >=, < of <=).
5 Vul bij 'Inhoud' een specificatie in. In het voorbeeld
bovenaan deze pagina typt u 'Secretaresse' in.
6 Dubbelklik vervolgens in de rapportenboom op
'Medewerkergegevens'. Het afdrukvoorbeeld verschijnt
in beeld. Gebruik de in- en uitzoomknoppen om het
afdrukvoorbeeld te vergroten of verkleinen. U kunt ook
een vergrotings- of verkleiningspercentage intypen.
Bestaat het rapport uit meerdere pagina's, dan gebruikt
u de bladerknoppen.
Als u tevreden bent, kunt u het rapport afdrukken met
de printknop links boven in de knoppenbalk van het
afdrukvoorbeeld.
De knoppen van het afdrukvoorbeeldscherm worden
verder toegelicht op pagina 70 (Knoppen gebruiken in
afdrukvoorbeeld).
Rapport met urengegevens
De urenrapporten bieden u een overzicht van de geboekte uren
op activiteiten, klanten, medewerkers enzovoort. U geeft zelf
aan van welke periode u de gegevens wilt meenemen in de
rapportage. Met de extra selectievelden 'Veld', 'Conditie' en
'Inhoud' kunt u de rapportgegevens verfijnen.
68 Werken met TwReport Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Urenrapport genereren
Stap Handeling
1 Open het mapje 'Urenrapporten' in de rapportkiezer.
2 Klik op één van de rapporten. De extra selectievelden
verschijnen in beeld.
3 Geef aan van welke periode u gegevens wilt zien,
bijvoorbeeld van het voorgaande halfjaar. U kunt ook
een specifieke periode opgeven: vul in het veld 'Vanaf:'
de begindatum in en in het veld 't/m:' de einddatum.
3 Geef eventueel in 'Veld', 'Conditie' en 'Inhoud' aan op
wat voor soort gegevens TwReport het rapport moet
baseren.
4 Vervolgens dubbelklikt u in de rapportenboom op het
betreffende urenrapport. Het afdrukvoorbeeld verschijnt
in beeld. Gebruik de in- en uitzoomknoppen om het
afdrukvoorbeeld te vergroten of verkleinen. U kunt ook
een vergrotings- of verkleiningspercentage intypen.
Bestaat het rapport uit meerdere pagina's, dan gebruikt
u de bladerknoppen.
Als u tevreden bent, kunt u het rapport afdrukken met
de printknop links boven in de knoppenbalk van het
afdrukvoorbeeld.
De knoppen van het afdrukvoorbeeldscherm worden
verder toegelicht op pagina 70 (Knoppen gebruiken in
afdrukvoorbeeld).
Rapport afdrukken
Nadat u een rapport hebt geselecteerd en eventueel een
rapportageperiode en/of extra selectieveld hebt aangegeven,
kunt u het rapport op de volgende manieren afdrukken:
direct op papier, zonder een afdrukvoorbeeld te bekijken,
eerst een afdrukvoorbeeld op het beeldscherm bekijken en dan
afdrukken op papier,
naar een bestand.
De rapporten die u afdrukt, zijn al opgemaakt.
Rapport direct afdrukken
Als u het rapport niet van tevoren hoeft te zien, dan kunt u het
rapport direct afdrukken.
Direct afdrukken
Stap Handeling
1 Klik in de rapportkiezer op het betreffende rapport.
2 Klik vervolgens in de knoppenbalk op de knop Rapport
afdrukken (of gebruik de toetscombinatie Ctrl+P).
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werken met TwReport 69
Het Windows-afdrukvenster verschijnt.
3 Selecteer de printer.
4 Geef aan welke pagina's u wilt afdrukken (alles, huidige
pagina of selectie) en hoeveel kopieën u wilt hebben.
5 Tot slot klikt u op OK. Het rapport wordt afgedrukt.
Rapport afdrukken via afdrukvoorbeeld
Nadat u in de rapportkiezer op een rapport hebt gedubbelklikt,
verschijnt het afdrukvoorbeeldscherm. Hier kunt u het rapport
controleren op inhoud en lay-out.
Rapport afdrukken via afdrukvoorbeeld
Stap Handeling
1 Dubbelklik in de rapportkiezer op het betreffende
rapport. Het afdrukvoorbeeld verschijnt.
2 Controleer of het rapport aan uw verwachtingen voldoet.
Maak eventueel gebruik van de zoom- en bladerknoppen
(zie ook pagina 70, Knoppen gebruiken in
afdrukvoorbeeld).
Is het rapport niet goed? Sluit dan het afdrukvoorbeeld
af, pas het selectiefilter aan en genereer het rapport
opnieuw (zie ook pagina 52 en 54).
3 Als het rapport goed is, klikt u op de printknop links
boven in het scherm.
Het Windows-afdrukvenster verschijnt.
4 Selecteer de printer.
5 Geef aan welke pagina's u wilt afdrukken (alles, huidige
pagina of selectie) en hoeveel kopieën u wilt hebben.
6 Tot slot klikt u op OK. Het rapport wordt afgedrukt.
Knoppen gebruiken in afdrukvoorbeeldscherm
Als u het afdrukvoorbeeld van het rapport in beeld hebt, dan
ziet u bovenin een knoppenbalk.
Druk het rapport af. Het Windows-
adrukvenster verschijnt, hier selecteert u de
printer en geeft u aan hoeveel kopieën u
wilt hebben.
Verklein de rapportpagina naar 58%.
Vergroot naar 124%.
Vergroot naar 100%.
Typ hier zelf een percentage in.
Blader terug naar het begin van het rapport.
70 Werken met TwReport Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Blader één pagina terug.
Blader naar de opgegeven pagina.
Blader één pagina vooruit.
Blader naar de laatste pagina van het
rapport.
Sluit het afdrukvoorbeeldscherm af en keer
terug naar de rapportkiezer.
Rapport afdrukken naar bestand
Het is ook mogelijk het rapport af te drukken naar een bestand.
Dit kan op twee manieren:
snel (hierbij wordt het rapportbestand automatisch getoond
in de bijbehorende toepassing),
via proefafdruk op scherm.
Vervolgens kunt u het rapport naar eigen inzicht verder
bewerken of opmaken.
Een andere mogelijkheid is het exporteren van een rapport naar
een bestand. Meer informatie over exporteren staat in de
paragraaf Afdrukken naar email
Vanuit dit programmaonderdeel kunt u rapporten rechtstreeks
per email aan medewerkers sturen. Hiervoor is het uiteraard
noodzakelijk dat het emailadres van medewerkers is ingevuld
bij de stamgegevens.
Voor het genereren van het rapport kunt u aangeven of
hetzelfde rapport aan alle medewerkers moet worden verstuurd
(de inhoud van het rapport is dan afhankelijk van het
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werken met TwReport 71
toegangsniveau van de gebruiker die het rapport genereert), of
dat het rapport voor iedere medewerker opnieuw gegenereerd
moet worden. (de inhoud van het rapport komt dan overeen
met het toegangsniveau van de geadresseerde)
Rapportgegevens exporteren, pagina 73.
U kunt het rapport naar de volgende bestandsvormen
afdrukken:
tekst (.csv en
.txt)
TwReport maakt het rapport op voor
Notepad: de kolommen van het rapport
worden gescheiden door komma's (in .csv) of
door tabs (in .txt).
tekst (.rtf) TwReport maakt het rapport op voor een
tekstverwerker zoals Word: de kolommen
van het rapport worden gescheiden door
tabs.
spreadsheet
(.xls)
TwReport maakt het rapport op voor Excel,
Lotus, Quattro: elke kolom uit het rapport
krijgt een eigen kolom in het werkblad.
Adobe Acrobat
(.pdf)
TwReport maakt het rapport op voor Adobe
Acrobat Reader: het rapport wordt als het
ware een afbeelding die alleen bekeken kan
worden in Adobe Acrobat Reader.
internet (.html,
xhtml)
TwReport maakt het rapport op als
webpagina.
Afdrukken naar bestand (snel)
Stap Handeling
1 Klik in de rapportkiezer op het betreffende rapport.
2 Klik in de knoppenbalk op één van de volgende
knoppen:
rapport opslaan als Word-document
rapport opslaan als Excel-sheet
rapport opslaan als PDF-document
rapport opslaan als webpagina
3 Wijzig eventueel de rapportnaam in het scherm 'Opslaan
als'.
4 Klik op de knop 'Opslaan'. TwReport start de betreffende
toepassing op en toont het rapport. In het geval van het
bovenstaande voorbeeld bij stap 3 zal het rapport
automatisch in Excel geopend worden.
5 Indien nodig voert u nog wijzigingen door in het
geopende bestand.
72 Werken met TwReport Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Afdrukken naar bestand (via proefafdruk op scherm)
Stap Handeling
1 Klik in de rapportkiezer op het betreffende rapport en
doe Ctrl+P.
of:
Dubbelklik in de rapportkiezer op het betreffende
rapport. Het afdrukvoorbeeld verschijnt. Controleer het
rapport en als het goed is, klikt u op de printknop.
In beide gevallen verschijnt het Windows-afdrukvenster.
2 Vink het aankruisvakje 'Afdrukken naar bestand' aan.
3 Selecteer het bestandstype.
4 Klik op de knop achter het veld 'Locatie'. U kunt dan de
map aangeven waar het rapport bewaard moet worden.
Standaard is dit de map TimeWriterPro, maar u kunt ook
bijvoorbeeld een map op uw netwerk aangeven.
5 Geef ook de naam van het rapport aan. TwReport stelt
een rapportnaam voor: [rapportnaam zoals in
rapportkiezer]_[datum]_[tijd].[extensie], bijvoorbeeld
TwExport_20030220_1558.csv.
6 Klik op in het afdrukvenster op OK. Het rapport wordt
weggeschreven naar het aangegeven bestand. Als u nog
wijzigingen wilt doorvoeren in het gegenereerde
bestand, dan moet u deze zelf openen.
Afdrukken naar email
Vanuit dit programmaonderdeel kunt u rapporten rechtstreeks
per email aan medewerkers sturen. Hiervoor is het uiteraard
noodzakelijk dat het emailadres van medewerkers is ingevuld
bij de stamgegevens.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werken met TwReport 73
Voor het genereren van het rapport kunt u aangeven of
hetzelfde rapport aan alle medewerkers moet worden verstuurd
(de inhoud van het rapport is dan afhankelijk van het
toegangsniveau van de gebruiker die het rapport genereert), of
dat het rapport voor iedere medewerker opnieuw gegenereerd
moet worden. (de inhoud van het rapport komt dan overeen
met het toegangsniveau van de geadresseerde)
Rapportgegevens exporteren
Het afdrukken van rapporten naar papier of bestand is handig
als u verder geen complexe bewerkingen wilt uitvoeren op de
gegevens. In veel gevallen is het echter gewenst dat de
resultaten 'doorgeboekt' worden naar een ander programma,
zoals een financieel pakket. Hiervoor is het niet nodig om de
rapportgegevens een paginaopmaak mee te geven, zoals bij het
afdrukken naar papier of bestand wel gebeurt.
Op basis van de rapportgegevens die door TwReport zijn
gegenereerd, kan dat externe programma dan verdere
berekeningen uitvoeren. Het doorsluizen van rapportgegevens
kan automatisch worden gestart vanuit TwReport. Dit stelt de
systeembeheerder voor u in.
Soorten exportbestanden
TwReport kent de volgende exportformaten:
Formaat Export als:
.txt platte-tekstbestand,
.csv kommagescheiden bestand,
.rtf tekstbestand met opmaak (Word-bestand),
.xls Excel-werkblad,
.xml XML-bestand,
.dbf dBase-bestand,
Export starten
Selecteer in de navigatiebalk 'Exportrapporten'. Zodra u in de
rapportkiezer een exportrapport aanklikt, wordt de knop 'Start
export' actief.
Afhankelijk van de instellingen kunt u het volgende doen:
direct exporteren zonder uw tussenkomst,
bestandsnaam, formaat, opties en opmaak bepalen.
Export starten
Stap Handeling
1 Klik in de rapportkiezer op het betreffende rapport.
2 Klik in de knoppenbalk op de knop 'Start export' (of
gebruik toetscombinatie Ctrl+O).
74 Werken met TwReport Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Let op!
Het kan zijn dat de ontwerper van het exportrapport de
instelling 'export via dialoogscherm' heeft ingeschakeld.
In dat geval krijgt u een uitgebreid exportdialoogscherm
te zien.
Als TwReport klaar is met exporteren, krijgt u hierover
een melding. Standaard wordt het exportrapport
opgeslagen in de map TwReport. Uw systeembeheerder
kan echter een andere map hebben toegewezen,
bijvoorbeeld op het netwerk.
3 Klik op de knop 'Export starten'. Als TwReport klaar is
met exporteren, krijgt u hierover een melding.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Werken met TwReport 75
Draaitabellen en Grafieken
Inleiding
De draaitabellen ('decision cubes') en grafieken die u maakt
met TwReport zijn interactief. Dat wil zeggen dat ú de wijze
kiest waarop de gegevens gepresenteerd worden en het
programma past de presentatie onmiddellijk aan.
Met een tabel worden gegevens samengevat. U kunt de rijen en
kolommen van de tabel draaien om verschillende
samenvattingen te zien. Ook kunt u de gegevens filteren.
De grafiek sluit nauw aan op de tabel. Met de grafiek kunt u de
gegevens uit de tabel grafisch weergeven. Door op onderdelen
van een grafiek te klikken, ziet u de onderverdeling.
Draaitabellen
Terminologie
Voor een goed begrip is het nodig de termen waarden en
dimensies te definiëren.
Waarden (gegevens)
Met waarden worden bedoeld de getalwaarden in de tabellen en
grafieken. Dit zijn meestal Uren, maar het kunnen ook
afgeleiden zijn, zoals Tarieven.
Dimensies
Dimensies zijn gegevens op de assen van de tabel,
stamgegevenstypes waarop de uren zijn geboekt. Standaard
zijn dit Klanten, Activiteiten, Producten en Medewerkers en alle
velden die daarbij horen (bijvoorbeeld opmerkingen bij
klanten).
Er zijn twee soorten dimensies:
Aspecten: Klant, Activiteit, Product en Medewerker.
Door twee aspecten te verbinden, krijgt u inzicht in
hun onderlinge verhoudingen.
76 Draaitabellen en Grafieken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Perioden in de tijd: Datum, Weeknr, Maand,
Kwartaal.
Door een aspect te verbinden met een periode in de
tijd, ziet u trends.
Waarden selecteren
1 Klik op de pijl achter Waarden.
2
Selecteer een waarde, door erop te klikken.
3
Bevestig uw keus met [Enter] of met
.
De knoppen onder het keuzelijstje hebben de volgende
betekenis:
Toon alle waarden (alles selecteren).
Toon geen waarden (alles deselecteren).
Selectie omkeren.
Zet waarde hoger in de lijst.
Zet waarde lager in de lijst.
Accepteer alle aanpassingen van de lijst.
Negeer alle aanpassingen van de lijst.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Draaitabellen en Grafieken 77
Dimensies selecteren
Door te experimenteren met het positioneren van de dimensies,
leert u snel hoe de tabel werkt.
U bepaalt de waarden van een tabel als volgt:
1 Door de dimensies naar de verschillende assen te slepen,
voegt u bijvoorbeeld een dimensie toe aan de tabel of
verwijdert u er een.
Voorbeeld
Door de dimensie Medewerker te verslepen van 1 naar
2 (zie de afbeelding hieronder) wordt Medewerker aan
de horizontale as toegevoegd.
Dimensies die niet in tabel voorkomen
Dimensies langs de horizontale as
Dimensies langs de verticale as
2 Selecteer een dimensie die nog niet in de tabel staat, van de
bovenste balk (1 in de afbeelding) door erop te klikken.
Versleep die waarde naar de horizontale as (2 in de
afbeelding).
3 Gebruik + en - in de dimensietitels om details van die
dimensie te tonen of te verbergen. Houd [Ctrl] ingedrukt om
alle details in een keer te tonen of te verbergen.
4 De positie op de as bepaalt de vergelijking.
Voorbeeld
Een overzicht per week/medewerker ontstaat door een
medewerker vóór Weeknr te slepen. Om een overzicht
medewerker/week te krijgen, sleept u Medewerker achter
Weeknr. Zoals in het voorbeeld.
Als u in plaats van een overzicht van Klant een
overzicht van Product wilt, versleept u Product naar as
3 en Klant naar as 1.
Het resultaat is dan als volgt:
78 Draaitabellen en Grafieken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Let op!
Als een rij- of kolomtitel leeg is, is er een urenboeking zonder
waarde.
Informatie kiezen
In het menu Beeld kunt u de gegevens in de tabel aanpassen.
Zo kunt u: assen verwisselen, percentages uitrekenen en de
getallen sorteren.
Filters definiëren
U filtert dimensies op dezelfde manier als u waarden instelt:
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Draaitabellen en Grafieken 79
1
Klik op de pijl achter een dimensietitel.
Voorbeeld
U wilt weten waaraan gewerkt is in week 32. Daarvoor
selecteert u de pijl achter WeekNr.
2
Vink de gewenste gegevens aan.
Voorbeeld
U haalt alle aangekruiste weken weg, behalve week 32.
3
Accepteer de wijziging door op het vinkje te klikken.
Voorbeeld
Het resultaat is dat alleen week 32 in de tabel staat:
De knoppen onder aan de lijst hebben de volgende betekenis:
Toon alles (alles selecteren).
Toon niets (alles deselecteren).
Keer de selectie om.
Hoger in de lijst.
Lager in de lijst.
Accepteer alle aanpassingen.
Vergeet alle aanpassingen.
Tabellen en grafieken koppelen
Vanuit de tabel genereert u een grafiek door op de tab
[Grafieken] te klikken. Per grafiek ziet u één horizontale
dimensie en om de volgende dimensie te krijgen, klikt u erop.
Het programma maakt dan een nieuwe grafiek voor die
dimensie. Zie onderdeel 'Error! Reference source not found.'
voor meer informatie.
Let op!
Omdat de tabel dynamisch is, zijn er veel
combinatiemogelijkheden. Gebruik daarom altijd de eerste
dimensie langs de verticale as voor de hoofdgrafiek.
80 Draaitabellen en Grafieken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Grafieken
Inleiding
U hebt veel mogelijkheden om een grafiek te maken die uw
gegevens het beste illustreert. In deze paragraaf vindt u welke
grafieken er zijn en werken we voorbeelden uit van de twee
bekendste soorten grafieken (taartgrafieken en
kolomgrafieken).
Om grafieken helemaal op maat te maken, hebt u inzicht nodig
in de betekenis van alle details. Die kennis krijgt u het snelst
door de mogelijkheden zelf uit te proberen. Dan ziet u het beste
welke consequenties uw keuzes hebben.
Grafiek kiezen
Er zijn negen soorten grafieken:
Lijn
Kolom
Horizontale kolom
Punt
Taart
Snelle lijn
Gantt
Pijl
Bel
Als u klikt op verschijnt het venster ‘Grafiektype’ waarin u
een van deze grafieksoorten selecteert. Als u de types wilt
aanpassen, vinkt u het vakje ‘Geavanceerd’ aan. Klik dan op
een van de grafieken en u ziet op het bijbehoorde tabblad de
details.
Taart- en kolomgrafieken worden het meest gebruikt en hebben
daarom een aparte knop in de knoppenbalk.
Informatie kiezen
Er zijn drie mogelijkheden om informatie bij een grafiek te
plaatsen:
Legenda’s tonen
Assen tonen
Labels tonen
In menu Beeld bepaalt u nog of de grafiek driedimensionaal weergegeven wordt
en of de labels verticaal of horizontaal bij de afbeelding staan.
Taartgrafieken
Taartgrafieken zijn eendimensionale grafieken. Ze geven de
onderlinge verhoudingen weer van stamgegevens. Per grafiek
staat één dimensie van de horizontale as in de tabel. Klikt u op
die dimensie dan verschijnt een nieuwe grafiek met daarin de
aangeklikte dimensie.
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Draaitabellen en Grafieken 81
Voorbeeld
Kies grafiektype ‘taartgrafiek’.
Stel dat de tabel de volgende is:
Klik op ‘Grafieken’ voor de afbeelding en u ziet het volgende:
De taartpunten bestaan uit de totalen van de dimensie Klant.
In bovenstaand voorbeeld is de klant 'Zelf' erg groot ten
opzichte van de overige klanten. Wilt u weten hoe de verdeling
van de activiteiten in 'Zelf' is, ga dan terug naar de tabel en
voeg de dimensie Activiteit toe aan de horizontale as:
Klik op 'Grafieken' en vervolgens op de taartpunt van 'Zelf'.
Er verschijnt een overzicht van alle activiteiten van 'Zelf':
82 Draaitabellen en Grafieken Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
Op dezelfde wijze kunt u ook andere details zichtbaar maken.
Klik bijvoorbeeld in de grafiek op 'Zelf' en vervolgens op de
activiteit Acquisitie. De volgende grafiek verschijnt:
Met de tabs onderaan, gaat u terug naar de hoofdgrafiek.
Kolomgrafieken
Staafgrafieken geven in TwsGraph een trend in de tijd weer. De
eerste dimensie van de horizontale as van de tabel is de
eenheid voor tijd (de horizontale as van de grafiek). Het totaal
is de waarde voor de verticale as.
Door bij een staafdiagram
te selecteren, splitst u elke staaf.
De gegevens staan zoals in de tabel langs de verticale as.
Let op!
Omdat staafgrafieken een tijdcomponent bevatten, moet de
horizontale as een tijdgegeven hebben als eerste dimensie op
de as.
Voorbeeld
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Draaitabellen en Grafieken 83
Rasterweergave rapporten
Inleiding
Een rasterweergave rapport is een variant op een gewoon
rapport. De voornaamste verschillen:
De gegevens worden op het scherm getoond, in een
raster
Groeperen en sorteren op velden kan interactief.
Groepen kunnen interactief in- en uitgeklapt worden
op het scherm, voor detailinformatie.
Er kunnen eenvoudig en interactief verschillende
soorten calculaties worden toegevoegd (totalisaties,
aantallen, gemiddelden, min. en max. waarden)
Verschillende presentaties van dezelfde gegevens
kunnen eenvoudig worden bewaard als preset.
De eindgebruikers kunnen de rasterweergave van
rapporten, gestart vanuit de rapportkiezer eenvoudig
zelf nog aanpassen.
Vanuit de rasterweergave kan ook afgedrukt worden,
exact in de layout zoals deze op het scherm getoond
wordt (dus inclusief in- en uitgeklapte groepen en
calculaties)
Het rasterweergave scherm
Wanneer u kiest voor een rasterweergaverapport, dan worden
de resultaten getoond in het volgende scherm:
Gebruikershandleiding TimeWriter Pro Rasterweergave rapporten 85
Standaard worden alle velden worden als kolommen naast
elkaar getoond. Door de donkerblauwe kolomkoppen met de
muis te slepen naar de groeperingsband, kan op de betreffende
kolom gegroepeerd worden.
De groepen kunnen met behulp van de plusjes vooraan in- en
uitgeklapt worden. Het resultaat is dan het volgende:
86 Rasterweergave rapporten Gebruikershandleiding TimeWriter Pro
90


Need help? Post your question in this forum.

Forumrules


Report abuse

Libble takes abuse of its services very seriously. We're committed to dealing with such abuse according to the laws in your country of residence. When you submit a report, we'll investigate it and take the appropriate action. We'll get back to you only if we require additional details or have more information to share.

Product:

For example, Anti-Semitic content, racist content, or material that could result in a violent physical act.

For example, a credit card number, a personal identification number, or an unlisted home address. Note that email addresses and full names are not considered private information.

Forumrules

To achieve meaningful questions, we apply the following rules:

Register

Register getting emails for Time Writer Time Writer - PRO at:


You will receive an email to register for one or both of the options.


Get your user manual by e-mail

Enter your email address to receive the manual of Time Writer Time Writer - PRO in the language / languages: Dutch as an attachment in your email.

The manual is 1,73 mb in size.

 

You will receive the manual in your email within minutes. If you have not received an email, then probably have entered the wrong email address or your mailbox is too full. In addition, it may be that your ISP may have a maximum size for emails to receive.

The manual is sent by email. Check your email

If you have not received an email with the manual within fifteen minutes, it may be that you have a entered a wrong email address or that your ISP has set a maximum size to receive email that is smaller than the size of the manual.

The email address you have provided is not correct.

Please check the email address and correct it.

Your question is posted on this page

Would you like to receive an email when new answers and questions are posted? Please enter your email address.



Info